Вопросы к Юристу

Как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку?

Однако, учитывая необходимость нумерации всех записей в формуляре в хронологическом порядке, видится обоснованным вшивание вкладыша между последним листом трудовой книжки и ее обложкой. Вшивание следует осуществить путем использования иглы или швейной машинки. Требования к качеству и цвету ниток, а также к ширине стежков акты нормотворчества Российской Федерации не содержат. Вклеивание или прикрепление вкладыша иным способом противоречит закону, нарушает правила заполнения вкладыша в трудовую книжку и влечет необходимость оформления нового вложения в основной документ. Сшивку следует осуществлять по развороту вкладыша. Данный способ позволит обеспечить максимальную прочность его скрепления с трудовой книжкой. Вместо заключения необходимо отметить, что игнорирование процедуры оформления и сшивания вкладыша повлечет за собой признание его недействительным.

Заполняем вкладыш к трудовой книжке

Ошибки: как правильно исправить? Обратите внимание на важность соблюдения следующего алгоритма действий при оформлении вкладыша:

  1. Вкладыш заполняется полностью – титульный лист и запись.
  2. Внесённые сведения перепроверяются, сведения на титульном листе должны полностью совпадать с данными титульного листа трудовой, номера записей идти по порядку, а запись должна быть внесена корректно.
  3. На титульном листе трудовой нужно внести сведения о выдаче вкладыша (в верхнем правом углу), то есть сделать отметку о выдаче и поставить серию и номер.
  4. Подшить вкладыш.

Этот алгоритм важен во избежание допущения и исправления ошибок. Если при заполнении вкладыша на его титульном листе или при внесении записи допущена ошибка, то в соответствии с Правилами (№ 225), он списывается актом и уничтожается.

Оформление вкладыша в трудовую книжку (образец)

Нюансы заполнения Заполнение вкладыша требует соблюдения ряда принципов:

  • бланк вкладыша ведется так же, как и сама трудовая книжка,
  • без трудовой вкладыш не действителен,
  • нумерация в бланке продолжает ту, что начата в трудовой,
  • если отметка в трудовой книжке оборвалась, то ее продолжают на первой странице вкладыша,
  • при смене фамилии исправления делают и в трудовой, и на новом бланке,
  • если на вкладыше не стоит печать организации, в которой он заведен, а гражданин уже сменил место работы, ему необходимо обратиться к бывшему работодателю за её проставлением.

Как исправить ошибку? Кадровый работник может по невнимательности сделать ошибку при заполнении титульного листа бланка. В данном случае его нужно будет списать, составив при этом специальный акт.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? правила заполнения вкладыша

Кто и где должен покупать Работодатель, у которого в текущий момент времени работает сотрудник, обязан приобрести вкладыш в магазине отдела канцелярских товаров, в случаях, если нет пустых страницы:

2. Сколько стоит В организациях торгующих вкладышами в трудовую книжку цена складывается у каждого своя.
3. Производится ли удержание с работника При приёме на работу сотрудника стоимость:

  • приобретённой книжки, если это первое место работы (начало трудовой деятельности),
  • вкладыша

удерживается из заработной платы, согласно написанному заявлению. 4.

Вкладыш в трудовую книжку (тк): заполняем правильно

Читайте в электронном журнале статью «Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников» Кроме того факт оформления сотруднику выдачи вкладыша надо зарегистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
В графе 11 надо отразить сумму, полученную от сотрудника за новый бланк вкладыша. Если работодатель выдает сотрудникам бланки безвозмездно, то в графе 11 ставят прочерк.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

    Отрывание обложки от вкладыша. Это является не просто ошибкой, а грубым нарушением.

Бланк является утвержденным в законодательстве документом, и любое его видоизменение, помимо штрафов для работодателя, влечет за собой отказ в оформлении пенсии для сотрудника, который предоставит такую трудовую с испорченным вкладышем. За новый бланк вкладыша, как говорилось выше, руководитель должен взимать плату с сотрудника. Но если вкладыш испорчен по вине отдела кадров, повторный бланк предоставляется бесплатно.

Алгоритм заполнения Опытные кадровики знают, что вкладыши заполняются аналогично трудовой книжке. Тем не менее можно держать перед глазами образцы записей в трудовую книжку, чтобы лишний раз не делать исправлений.

Что делать с вкладышем в трудовую книжку

Алгоритм заполнения заключается в следующем:

  1. Вкладыш начинает заполнять та организация, во время работы в которой закончились поля для записей в трудовой книжке.
  2. Дата на вкладыше ставится по факту заполнения, а не по дате начала трудового стажа.
  3. Во вкладыше должны прописываться только те данные, которые актуальны на данный момент.
  4. На титульном листе должна стоять подпись того, кто оформил вкладыш, и печать организации.
  5. Бланков вкладыша в трудовой может быть сколько угодно, законодательство не ограничивает их количество.

Как оформлять вкладыш в трудовую книжку далее? Когда все данные внесены, вкладыш вшивается в трудовую, и на первом листе проставляется штамп «Выдан вкладыш».

Вкладыш в трудовую книжку нумерация

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку ведется по правилам, которые устанавливает уже другой акт — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Согласно п. 3.1 этого документа, в трудовой книжке ведется последовательная нумерация записей, касающихся сведений о работе, согласно п. 4, точно так же должны нумероваться и сведения о награждениях.

Поскольку вкладыш заполняется так же, как книжка, и является ее непосредственным продолжением, эти правила касаются и его. Таким образом, первая запись во вкладыше должна иметь номер, следующий за тем, который имела последняя запись в трудовой книжке.

Всегда ли продолжается нумерация? Скачать форму трудовой книжки При этом важно понимать, что бывают и случаи, когда нумерацию во вкладыше в трудовую книжку необходимо вести с отступлениями от общих правил.

Вкладыш в трудовую книжку продолжать нумерацию

Редко человек долгое время, а то и всю жизнь, трудится на одном месте. В большинстве случаев у людей довольно большой послужной список в трудовой книжке. А так как количество страниц для записи о местах работы в ней ограничено, то и приходится приобретать вкладыш. Как оформлять вкладыш в трудовую книжку? Как правильно сделать запись? Эти и другие нюансы рассмотрим в этой статье. Форма документа Иногда можно столкнуться с тем, что страницы в трудовой книжке, где ведутся записи о месте работы, заканчиваются. И это не значит, что нужно менять трудовую и заводить новую.
Для таких целей была разработана специальная форма – вкладыш, которая и продолжает насчитывать сотруднику трудовой стаж. Форма вкладыша в трудовую книжку установлена на законодательном уровне. Титульный лист заполняется аналогично трудовой книжке.

Нумерация во вкладыше в трудовую книжку должна вестись таким образом, чтобы новый номер был больше, чем предшествующий, то есть система номеров должна быть нарастающей на протяжении всего документа. Однако есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать работникам кадровой службы.

Разберемся, какие сложности могут тут возникнуть. Как присваивается номер записи во вкладыше в трудовую книжку Всегда ли продолжается нумерация? Исправление нумерации, образец записи во вкладыше Как присваивается номер записи во вкладыше в трудовую книжку Скачать форму вкладыша Вкладыш должен использоваться в тех случаях, когда в каком-то из разделов больше не осталось места. Если это произошло, работодатель обязан не заводить новый документ, а оформить именно вкладыш. Более того, использование нового бланка самой книжки является неправомерным.

Как присваивается номер записи во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш должен использоваться в тех случаях, когда в каком-то из разделов больше не осталось места. Если это произошло, работодатель обязан не заводить новый документ, а оформить именно вкладыш. Более того, использование нового бланка самой книжки является неправомерным.

Порядок оформления и заполнения вкладышей установлен тем же нормативным актом, что и заполнение самой трудовой книжки, — постановлением № 225, которое было утверждено Правительством РФ 16.04.2003. Раздел V этого нормативного акта как раз и касается вкладышей, устанавливая следующее:

  1. Порядок ведения вкладыша — тот же самый, что и для книжки, оформленной на имя работника.
  2. Вкладыш как таковой не значит ничего и не может быть использован самостоятельно — он должен быть вшит в основной документ, вместе с которым используется. При этом требуется именно вшивание — просто вкладывать, вклеивать или прикреплять степлером вкладыш нельзя, поскольку в таком случае он может выпасть или оторваться.
  3. Вкладышей может быть несколько, при этом выдачу каждого должен подтверждать штамп с отметкой о серии и номере выданного документа.

Кроме правил ведения постановление № 225 устанавливает форму бланка для вкладыша и его объем (9 разворотов — для сведений о работе, 8 — для сведений о награждении).

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку ведется по правилам, которые устанавливает уже другой акт — Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция). Согласно п. 3.1 этого документа, в трудовой книжке ведется последовательная нумерация записей, касающихся сведений о работе, согласно п. 4, точно так же должны нумероваться и сведения о награждениях.

Поскольку вкладыш заполняется так же, как книжка, и является ее непосредственным продолжением, эти правила касаются и его. Таким образом, первая запись во вкладыше должна иметь номер, следующий за тем, который имела последняя запись в трудовой книжке.

Всегда ли продолжается нумерация?

При этом важно понимать, что бывают и случаи, когда нумерацию во вкладыше в трудовую книжку необходимо вести с отступлениями от общих правил. Такая ситуация возникает, когда места в трудовой книжке не хватило и текст записи продолжается в соответствующем разделе вкладыша. В этом случае, согласно п. 3.1 или 4 Инструкции, в графе 1 вкладыша должен быть поставлен тот же номер, который имеет продолжаемая запись. Новый номер будет иметь уже следующая запись.

В том случае, когда в трудовой книжке или уже во вкладыше запись была сделана с ошибками, исправляющая запись во вкладыше должна быть пронумерована уже следующим номером, а не тем, который имеет исправляемая запись.

Исправление нумерации, образец записи во вкладыше

К сожалению, иногда возникают и ситуации, когда кадровики, заполняя вкладыш, по ошибке начинают нумеровать записи заново — причем нередко такая ошибка обнаруживается лишь после того, как состоялось увольнение и работник устроился на новом предприятии. Что делать в этом случае — продолжать ошибочную нумерацию или вносить исправления, признавая ошибочные записи недействительными?

Согласно позиции, изложенной в январе 2015 года заместителем руководителя Роструда в одном из интервью (официальные разъяснения Минтруда по этому вопросу отсутствуют), в этом случае кадровик по новому месту работы должен действовать следующим образом:

  1. Внести во вкладыш к трудовой книжке запись о том, что предыдущая запись с неправильным номером недействительна.
  2. Скопировать текст неверно пронумерованной записи с теми же реквизитами.
  3. Присвоить номер, следующий за последней правильной записью в трудовой книжке.

Исправляющие записи при этом должны быть сделаны для всех предыдущих записей, нумерация которых была проставлена неправильно. После того как процесс исправления завершен, дальнейшие сведения во вкладыш вносятся под последующими номерами.

Приведем пример того, как примерно должна выглядеть исправляющая запись при ошибке нумерации во вкладыше. Допустим, у работника записи в трудовой книжке заканчивались на № 35, а во вкладыше кадровик по ошибке запись об увольнении из ООО «Пример» внес под № 1, а не № 36, как полагалось. Книжка при трудоустройстве досталась кадровику ООО «Образец», который должен исправить записи. Как он будет это делать?

В этом случае образец записи во вкладыше будут выглядеть примерно так:

Как оформить

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку обозначен в Постановлении Правительства № 225 от 16.04.03. В этом правовом акте поясняется, что если хотя бы один из разделов трудовой книжки заполнен полностью, то к основному документу подшивается вкладыш, ведение которого аналогично ведению самой книжки. Также в данном Постановлении указывается, что вкладыш не действителен без основного документа, подтверждающего трудовой стаж.

Обратите внимание! При оформлении вкладыша в трудовой книжке проставляется штамп с надписью о том, что была произведена выдача соответствующего документа с указанием его серийного номера. Так как документ имеет строго унифицированную форму, идентичную самой трудовой книжке, его оформление осуществляется по тем же принципам.

Несмотря на то, что принцип оформления вкладыша идентичен тому, что применяется при оформлении самой трудовой книжки. существуют некоторые нюансы. Так, если на момент заведения этого документа у работника произошли существенные изменения личных данных или сведений об образовании, в оформляемый вкладыш вносится информация, которая является актуальной на момент заведения документа. Например, если работник, имевший среднее профессиональное образование на момент начала трудовой деятельности, окончил ВУЗ, при необходимости заведения вкладыша в соответствующем разделе указывается наличие высшего образования.

Нумерация во вкладыше

Сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, поэтому нумерация в нем не начинается с начала, а продолжается с учетом уже имеющихся записей в самой книжке. Возможны даже ситуации, когда запись о приеме служащего на работу была произведена в основном документе, а сведения об увольнении обозначены в прикрепленном вкладыше ввиду отсутствия места. Таким образом, при нумерации записей следует отталкиваться от уже имеющихся в самой трудовой книжке, продолжая порядок с учетом последней сделанной отметки.

Образец записи

Как пояснялось выше, заполняется вкладыш идентично трудовой книжке. То есть, на титульном листе вносятся основные сведения о работнике, согласно указанным строкам:

  • Фамилия работника,
  • Имя сотрудника,
  • Отчество,
  • Полная дата рождения,
  • Имеющееся образование,
  • Профессия или специальность,
  • Проставляется дата заполнения документа,
  • Ставятся подписи владельца и лица, несущего ответственность за ведение данной документации.

Вот так выглядит образец записи на развороте документа:

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении

В самом бланке буквенные обозначения соответствуют:

Обратите внимание! Произведенная запись заверяется печатью учреждения и подписью руководителя. Идентично приведенному примеру происходит заполнение раздела о награждениях.

Как вшить вкладыш

В законодательстве не определено, каким именно образом надлежит подшивать вкладыш непосредственно к трудовой. Обычно оба документа скрепляются обыкновенной скрепкой для удобства, а уже после заполнения сшиваются. Так как каких-либо предписаний с точки зрения закона по этому поводу нет, чаще всего вкладыш помещают на развороте последней страницы книги, прокалывают при помощи шила оба документа в нескольких местах, после чего прошивают двойной нитью, сделав несколько стежков. Таким же образом подшивается дополнительный вкладыш при необходимости, если нужно завести его взамен на полностью заполненный текущий бланк.

Кто должен покупать вкладыш

Как правило, приобретается данный бланк за счет организации, но, в отличие от самой трудовой книги, стоимость вкладыша может быть удержана с работника. Предполагается, что предприятие может приобрести данную документацию по заказу в специализированной типографии, но в то же время закон не запрещает гражданам приобрести этот документ самостоятельно – его можно найти в любом магазине канцелярских товаров.

Обратите внимание! Приобретение в магазине может оказаться значительно дешевле, чем выплата стоимости учетного документа в бухгалтерию организации, ведь при заказе из типографии компания понесет дополнительные расходы, например, связанные с доставкой.

Где в трудовой книжке пишется о выдаче вкладыша

В законе не регламентировано, где именно следует проставлять штамп о выдаче вкладыша, поэтому он может быть проставлен либо непосредственно на титульной странице, либо на листе, примыкающем к самой обложке. И тот и другой вариант допустимы. При выборе места проставления штампа кадровый работник должен ориентироваться на то, чтобы печать со штампом не перекрывала иную имеющуюся запись. При отсутствии специального штампа кадровик делает обычную запись от руки, в которой значится, что был выдан вкладыш, и указывается его серия и номер.

Дубликат вкладыша

Любая документация может быть утеряна или испорчена. Например, если произведена ошибочная запись во внутренних разделах, достаточно проставить отметку об ее недействительности и внести актуальные сведения. Но, если ошибка допущена при оформлении титульной страницы, бланк подлежит изъятию с последующим списыванием, а вместо него выдается дубликат.В дубликат вносится информация об общем трудовом стаже. Однако если у сотрудника имеется возможность посетить всех прошлых работодателей для внесения сведений об имевших место приемах на работу и увольнениях в хронологическом порядке, то дубликат может быть заполнен идентично утерянному или испорченному бланку.

Поделитесь с коллегами:

Вкладыш в трудовую книжку — правила оформления

Если в один из разделов трудовой книжки больше нет возможности вписывать сведения о сотруднике, в таком случае необходимо использовать так называемые вкладыши. Дополнительные страницы стали отличной альтернативой для того, чтобы каждый раз не заводить новое рабочее удостоверение. Они являются актуальными для тех, кто ведет деятельность активно и достаточно часто меняет рабочие места. И хотя основные принципы заполнения дополнительных страниц являются аналогичными с теми, которые применяются для основных листов, но определенные нюансы присутствуют, и их следует учитывать.

Для чего нужен вкладыш в трудовую книжку

Дополнительные страницы применяются, когда закончились основные. Даже если на основных страницах не хватило места для последней записи, то ее можно перенести на дополнительные.

Многих интересует, кто покупает вкладыш в трудовую книжку работник или работодатель. Сама функция оформления соответствующего процесса относится к обязательным действиям нанимателя. Если в момент, когда нужно внести новые данные, основные страницы в книге работника заканчиваются, то кадровые сотрудники обязаны позаботиться о новых вкладываемых листах. Однако за оплату этих листов отвечает именно работник. Он должен возместить полную стоимость этих бланков. Оплата выполняется одним из следующих способов:

  • Перечисление на банковский счет,
  • Перечисление средств через кассу,
  • Удержание нужной суммы с зарплаты.

В любом случае работодатель с работником должны заранее договориться о том способе, при помощи которого будет осуществлена оплата.

Заявление на выдачу вкладыша в трудовую книжку – образец

Перед оформлением нового бланка подчиненный должен составить надлежащее заявление на имя руководителя организации. После указания в верхней части обращения ФИО и должности заявителя в тексте приводится просьба о выдаче нового листа. По существующим правилам упоминается стоимость бланка и согласие с тем, что деньги будут удержаны с заработной платы за следующий период. В завершении обращения требуется поставить подпись и датировать документ.

Скачать образец заявления на выдачу вкладыша в трудовую книжку

Запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку – образец

Наиболее стандартный вид данной записи представляет собой проставление специальной печати, которая служит подтверждением выдачи дополнительного листа для рабочего удостоверения. В содержании представленного документа отмечается, что был выдан дополнительный бланк, а также упоминается серия с номером этой страницы. На этом же листе традиционно вносятся и другие данные – об образовании, специальности, изменениях и прочее.

Скачать образец записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку

Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них — образец

Основной документ, при помощи которого осуществляется контроль за рабочими удостоверениями трудящихся — журнал учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому именно в журнал учета и движения в обязательном порядке вносится информация о дополнительных бланках. От работника при увольнении могут затребовать подпись в этом журнале, которая подтвердит получение на руки книги. В соответствующий акт последовательно вносятся данные о документах работника и о самом работнике.

Скачать образец книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них

Важным условием при оформлении рабочих отношений является следование установленным законом нормам. Это касается в особенности тех случае, когда речь идет о внесении данных в рабочий документ трудящегося. Корректное заполнения представленного акта имеет важное значение, в частности, при выходе на заслуженных отдых.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Иногда в оформлении трудовой деятельности сотрудника возникает ситуация, что раздел сведений о работе заполнен до конца, и вносить новые записи некуда. В этом случае заводится вкладыш к трудовой книжке утвержденной формы. Кратко требования к его ведению можно сформулировать так:

  1. Оформляется вкладыш, если в трудовой книжке все страницы раздела заполнены.
  2. Заполнение и ведение его осуществляется работодателем по тем же принципам, что и сама книжка.
  3. Вкладыш крепится к ней посредством вшивания и отдельно, без трудовой книжки, не является действительным документом.
  4. При выдаче вкладыша в верхней части титульного листа трудовой книжки проставляется отметка с номером и серией заведенного вкладыша.

Несмотря на то, что правила оформления вкладыша в трудовой книжке широко известны и закреплены нормативными документами, существует ряд нюансов в его оформлении. У работников, занятых ведением трудовых книжек, периодически возникают вопросы, на которых стоит остановиться поподробнее.

Как вставить вкладыш в трудовую книжку?

Работник, которому предстоит оформление вкладыша в трудовую книжку, предъявляет паспорт с документами об образовании. На их основании будут заполнены сведения титульного листа вкладыша. Его датой заведения будет фактическая дата, когда были внесены первые записи.

Бланки вкладышей в трудовую книжку изготавливаются специализированными организациями. Они имеют соответствующую степень защиты от подделок. Работодатели обеспечиваются ими на платной основе по договору с распространителями или изготовителями. Работник возмещает работодателю средства, затраченные им на приобретение бланка вкладыша. Но если он был неправильно заполнен или испорчен в процессе первичного заполнения не по вине работника, то стоимость нового бланка оплачивается работодателем.

Уже заполненный вкладыш подшивается в трудовую книжку. У некоторых работников таких дополнений может быть несколько. Все они должны быть подшиты в порядке заведения под обложкой трудовой книжки и отражены в отметках на ее титульном листе.

Правила заполнения вкладыша к трудовой книжке строго не предписывают места, куда он должен быть вшит. Также не регламентируется качество используемых для этого ниток. Обычно его подшивают в самом конце трудовой книжки, между обложкой и последней из страниц. Хотя многие считают более удобным с технической точки зрения пришивание вкладыша к середине документа.

Первый лист вкладыша в трудовую книжку обязательно должен быть заверен разборчивой подписью лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печатью организации или кадровой службы. Это нужно сделать сразу при оформлении вкладыша. Ведь печати имеют обыкновение периодически меняться из-за реорганизаций, изменения названия или ведомственной принадлежности организации.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше?

Во избежание ошибок, нужно сначала завести вкладыш, и только потом внести соответствующую отметку в штампе на трудовой книжке. Ведь в случае неправильного заполнения испорченный вкладыш подлежит уничтожению, а в трудовой книжке останутся его номер и серия. При этом придется ставить новый штамп, места для которого на титульном листе книжки не так уж много.

Запись в трудовой книжке о вкладыше, как правило, представляет собой специальный штамп с оттиском «Выдан вкладыш…» размером 10х25 мм, проставляемый в книжке. В нем указываются данные документа, его серия и номер. Причем правила заполнения вкладыша в трудовую книжку говорят именно о штампе, а это значит, что будет не очень корректной запись этих данных от руки. Хотя если трудовая книжка уже имеет рукописную запись таких сведений, то это еще не является основанием признать такой вкладыш недействительным.

Также правила не регламентируют, где именно в трудовой книжке должен стоять такой штамп. Обычно он ставится в правом верхнем углу первой страницы (титульного листа) трудовой книжки. Причем делается это так, чтобы он не закрывал собой других записей, содержащих сведения о работнике.

Отметка проставляется при выдаче первого вкладыша и всех последующих. Сколько их будет, столько и штампов должно быть в трудовой книжке. Поэтому работодателю все же лучше иметь соответствующий требованиям штамп для этих целей.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация записей вкладыша начинается не с начала, а является продолжением нумерации каждого из разделов книжки. То есть порядковый номер внесения записи во вкладыш трудовой книжки будет следующим после того, которым закончились записи по данному разделу в книжке. Нумерация сквозная, как и в трудовой книжке. В ней исключены номера с дробными, литерными и другими индексами.

Но в практике заполнения вкладыша в трудовую книжку номер записи может быть тем же, что и в книжке. Это возможно в случае, если текст ее, начатый в одном из разделов трудовой книжки, продолжается в соответствующей части вкладыша.

К примеру, запись под номером 28, начатая в разделе сведений о работе трудовой книжки, вместила в себя только сведения о приеме работника с указанием профессии (должности), а все остальное уже не поместилось. Тогда оставшиеся данные о структурном подразделении (месте работы) будут занесены уже в соответствующий раздел вкладыша. И номер записи будет тот же – 28.

Заполняем вкладыш в трудовую книжку без ошибок

Во избежание возможных проблем с трудовой книжкой в будущем, например, при оформлении пенсии, стоит знать, что в оформлении вкладышей категорически запрещено. К таким серьезным нарушениям относятся:

  1. использование вместо вкладышей новых бланков трудовых книжек>
  2. зачеркивание слов «о награждении» в наименовании соответствующего раздела и последующая их замена словами «о работе» с занесением в сведений о работе в полученный путем переименования раздел>
  3. вшивание или вклеивание в качестве вкладышей чистых листов>
  4. зачеркивание неточных или неверных записей.

Если в разделах вкладыша в трудовую книжку о работе или о награждениях обнаружена ошибка, ни в коем случае нельзя зачеркивать ранее внесенные сведения. Правильное оформление вкладыша в трудовую книжку предписывает другой способ исправления ошибок. Он заключается в изменении записей путем признания неверных сведений недействительными с последующим внесением точных записей.

Так, к примеру, если допущена ошибка в графе 3 записи раздела сведений о работе, то она остается без изменения. А записью под следующим номером будет текст: «Запись за номером (указывается номер предыдущей записи)… недействительна». И здесь же должна быть занесена правильная формулировка графы 3 записи. В графе 4 все верные данные ранее сделанной записи повторяются. Таким способом нужно исправлять любую имеющуюся в трудовой книжке или вкладыше неточность. Даже если это будет всего лишь ошибочный номер записи во вкладыше в трудовую книжку.

Правилами предусмотрено исправление выявленных неточностей там, где неправильные записи были внесены, либо на новом месте работы при предъявлении работником официального документа с предыдущего места за подписью работодателя о допущенной ошибке. Вносимые изменения должны соответствовать подлиннику или заверенной копии приказа (распоряжения). В случае, если он не сохранился или содержит ошибку, то правильная запись делается на основании других подтверждающих сведения о работе документов. Показания свидетелей не могут служить таким основанием, за исключением случаев, в отношении которых имеется решение суда.

Как правильно заполнить трудовую книжку со вкладышем при изменении фамилии работника?

Если сотрудница, уже имеющая вкладыш в трудовой книжке, сменила фамилию в связи с замужеством, то соответствующие изменения необходимо внести не только в трудовую книжку, но и одновременно во вкладыш. Это касается любых сведений титульного листа: имени с отчеством, даты рождения и образования. Все изменения вносятся на основании соответствующих документов со ссылкой на их реквизиты. Для этого на титульных листах и вкладыша, и трудовой книжки одной линией перечеркиваются старые сведения, после чего рядом или выше (где есть место) вносятся новые. Ссылки на подтверждающие изменения документы наносятся на внутреннюю сторону обложки, заверяются подписью ответственного лица и печатью.

Нужно не забывать при оформлении вкладыша делать соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек, указав его серию и номер. Ведь вкладыш, хоть и является дополнением трудовой книжки, все же – отдельный документ.

Вкладыш для трудовой

Вкладыш представляет собой дополнительные листы для трудовой книжки, отпечатанные, как и сама трудовая, в объединении «ГОЗНАК» Министерства финансов РФ. Вкладыш – унифицированный документ установленного образца. Он является продолжением основной трудовой книжки, поэтому отдельно от нее вкладыш не действителен.

Вкладыши должны храниться в бухгалтерии и выдаваться отделу кадров по требованию. Вкладыши также можно приобрести в магазине, где продаются различные бланки документов.

Пошаговая инструкция оформления

Оформлением вкладыша, как и основной трудовой книжки, занимается уполномоченный на это сотрудник. В крупной организации это начальник отдела кадров, в небольшой – главный бухгалтер или руководитель организации.

Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:
1) штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем, 2) вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп, 3) подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша.

Рассмотрим, что должен сделать сотрудник кадровой службы при оформлении вкладыша:

  • шаг 1 – получить документ в бухгалтерии или приобрести его в специальном магазине,
  • шаг 2 – зарегистрировать вкладыш в специальной учетной книге (реестре) движения трудовых книжек и вложений к ним,
  • шаг 3 – вшить вкладыш в основную трудовую книжку,
  • шаг 4 – в полностью заполненную трудовую поставить оттиск штампа «Выдан вкладыш» и вписать его номер. Выбор места для данного штампа законодательно не регламентируется. Оптимальный вариант – поставить его на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу,
  • шаг 5 – заполнить титульный лист вкладыша и поставить на нем печать организации. Следует учесть, что все данные о владельце документа в трудовой и во вкладыше должны быть идентичными, иначе документ не будет являться действительным,
  • шаг 6 – занесение необходимых сведений во вкладыш трудовой. Стоит отметить, что во вкладыше в трудовую книжку нумерация продолжается. Пример: последняя запись в трудовой была за номером 55, следовательно, первая запись во вкладыше будет за номером 56.

Для минимизации действий в случае допущения ошибки при заполнении бланка документа, целесообразно шаги 5 и 6 выполнить после шага 2.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку смотрите в видео

Способы крепления вкладыша

Вкладыш – неотъемлемая часть трудовой, поэтому он должен быть вшит в данный документ. Законодательство не регламентирует четких правил по способу крепления вложения в документ. На практике чаще всего скрепление производят путем вшивания вкладыша в трудовую крепкими нитями толстой иглой между последней страницей и обложкой.

Рассмотрим немного подробней, как прошить вкладыш в трудовую книжку:

  • нужно развернуть вкладыш посередине и проколоть отверстия для нескольких стежков. Как правило, достаточно трех-четырех дырочек,
  • вдеть толстую крепкую нить в иглу с большим ушком и пришить вкладыш по проделанным отверстиям к обложке трудовой,
  • в завершении необходимо тщательно закрепить нить, чтобы она впоследствии не развязалась.
  • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой,
  • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы,
  • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на слово «работе».

Исправление ошибок во вкладыше

Исправление ошибок во вкладыше методом зачеркивания, как и в основной трудовой, не допускается. Исключение составляет корректировка сведений на титульном листе при изменении личных данных, например, при смене фамилии. Данный случай предполагает зачеркивание неактуальных сведений и вписывание новых. Стоит обратить особое внимание, что корректировка титульного листа вкладыша производится в точном соответствии с корректировкой заглавной страницы основной трудовой.

Если же допущена ошибка при начальном заполнении вкладыша, то порядок исправления допущенного промаха выглядит следующим образом:

  • сотрудник отдела кадров должен вынуть и уничтожить вшитый вкладыш и составить об этом специальный акт,
  • сделать запись в основной трудовой, что оттиск штампа «Выдан вкладыш» с реквизитами вкладыша является недействительным,
  • внести в журнал движения трудовых книжек запись о недействительности ранее сделанной записи.

Затем лицо, ответственное за оформление трудовых, должно оформить и вшить новый вкладыш.

Задавайте вопросы в комментариях к статье и получите ответ эксперта

Как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку?

Главная / Кадры / Как вести нумерацию записей во вкладыше в трудовую книжку?

Нумерация во вкладыше в трудовую книжкудолжна вестись таким образом, чтобы новый номер был больше, чем предшествующий, то есть система номеров должна быть нарастающей на протяжении всего документа. Однако есть некоторые нюансы, которые нужно учитывать работникам кадровой службы. Разберемся, какие сложности могут тут возникнуть.

Правила хранения и ведения трудовых документов

Согласно Постановлению №225, ведение и хранение трудовых книг, изготовление бланков происходит на основании Правил. В разделе 5 этих Правил представлена информация в виде статей 38 и 39 о вкладыше в трудовую книгу.

Статья 38 гласит, что в случае заполнения всех страниц одного раздела книжки, в нее следует подшить специальный вкладыш. Он оформляется работодателем в том же порядке, что и трудовая книга. Также в статье есть указание, что без основного документа отдельный вкладыш не является действительным и не может предъявляться в Пенсионный фонд или в другие организации как часть определенной трудовой книжки.

Таким образом, если у вас случайно оторвался вкладыш из трудовой книги, действовать следует немедленно, чтобы в дальнейшем не доказывать в суде свое право на стаж на основании вкладыша.

При заполнении вкладыша в книжке нумерация идет последовательная от записей в трудовой: при внесении записи должен указываться следующий номер по порядку от последней записи.

В статье 39 идет речь о том, что при выдаче каждого вкладыша в книге делают пометку в виде штампа с записью «Выдан вкладыш». При этом указываются серия и номер данного документа. Эти сведения являются индивидуальными, как серия и номер паспорта гражданина РФ.

При выдаче вкладыша в трудовую книжку ставится штамп и производится проставление нумерации. Это происходит потому, что некоторые работники часто меняют место работы. В таком случае наступает момент, когда в раздел «Сведения о работе» невозможно добавить очередную запись по причине отсутствия свободного места. Что же нужно и чего нельзя делать в такой ситуации?

Нельзя выполнять следующие действия:

  • изменять заглавие первой страницы «Сведений о награждении» на «Сведения о работе» и продолжать вести учетные записи>
  • подшивать или приклеивать чистые листочки>
  • вырывать чистые страницы с пустых книг, чтобы сделать вкладыш в трудовую книжку, – в таком случае последующая нумерация будет признана недействительной.

Минтруда РФ выдало Постановление №69 от 10.10.2003, согласно которому была утверждена Инструкция. На ее основании ведется хранение и заполнение трудовых книг и вкладышей. В ней говорится, что в случае окончания одного раздела книги в отделе кадров предприятия оформляется вкладыш по форме в соответствии с Правилами, утвержденными в законодательном порядке. Во время выдачи вкладыша на титуле трудовой книги ставится штамп в соответствии с пунктом 3.2 Инструкции.

Титул вкладыша оформляется на основании паспорта и документа об образовании сотрудника. Далее ставится фактическая дата, когда вкладыш заполнялся. Перед тем как ставить штамп, необходимо заполнить вкладыш. Когда подшивается вкладыш в трудовую книжку, могут быть допущены ошибки. Нумерация должна происходить своевременно, чтобы на штампе можно было указать правильные данные.

Нумерация записей в подшитом вкладыше

Нумерация на вкладыше ведется в соответствии с записями трудовой книги. При этом ставится порядковый номер, следующий за тем, который был указан при внесении последней записи в книжку. Пункт 27 Правил предусматривает исправление во вкладыше в случае внесения неточных или неправильных данных. Делать это необходимо по месту работы.

Зачеркивание и взятие неверной записи в скобки не допускаются. При внесении неверного порядкового номера следует внести коррективы, допустимые Инструкцией: нужно сделать запись о том, что определенный пункт недействителен, и вписать новой строкой правильные данные.


  • http://yuridicheskaya-praktika.ru/vkladyshi-v-trudovye-knizhki-numeratsiya/
  • http://nsovetnik.ru/kadry/kak_vesti_numeraciyu_zapisej_vo_vkladyshe_v_trudovuyu_knizhku/
  • http://pravostoriya.ru/numeratsiya-vo-vkladyshe-v-trudovuyu-knizhku/
  • http://hr-portal.ru/article/algoritm-vneseniya-numeracii-vo-vkladysh-kotoryy-vkleivaetsya-v-trudovuyu-knizhku-rabotnika