Вопросы к Юристу

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

Любой организации необходимо в обязательном порядке заниматься ведением табеля учёта рабочего времени каждого сотрудника. Данный документ подтверждает количество отработанных и неотработанных дней и служит основанием для начисления заработной платы.

Специально уполномоченное лицо занимается составлением документа в единичном экземпляре. После подписания главой отдела бумага передается в бухгалтерию. В существующие законы и акты время от времени вносятся изменения касаемо хранения табеля. Бухгалтеру организации следует учитывать обновленную информацию и следовать ей.

В статье разберёмся, где, как и сколько хранить табели учёта рабочего времени.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что такое табель учёта рабочего времени?

Табель представляет собой поимённый список сотрудников структурного подразделения и отражает посещаемость за отчётный период.

Наличие в компании документа обязательно. Осуществляется ведение в бумажном или электронном виде. Делать это только в электронном формате запрещается.

Утвержденной формы бланка нет. Госкомстат РФ разработал для рекомендаций два варианта: Т-12 и Т-13. Каждая компания оставляет за собой право выбора формы:

  • Т-12 применяется, если учёт производится вручную. Заполняется в одном экземпляре на двух листах 2/3 формата А3. В конце каждого месяца после подписи руководителя передаётся бухгалтеру для начисления выплат.
  • Для ведения табеля в электронном виде применяется форма Т-13. Большинство табельщиков в наши дни используют эту форму.

Так выглядит табель (кликабельно):

Каждому сотруднику при устройстве на работу присуждается табельный номер, который впоследствии применяется во всех документах относительно расчёта оплаты труда. Номера новых или уволенных работников следует вносить или удалять только на основании приказов, принятых руководителем.

В этой статье можно почитать о том, какие есть режимы рабочего времени.

Сроки хранения

После закрытия табель передаётся в бухгалтерию, где по нему начисляется заработная плата работнику. Бухгалтер обычно оставляет документ в своем архиве. Если у компании есть собственный архив, то по истечении трёх лет табель передаётся на хранение туда.

Компания сама разрабатывает акты, регулирующие порядок и сроки передачи. Государственного регулирования этого процесса нет.

Если же работник трудится на вредном или опасном производстве, то документы о его времени работы положено хранить 75 лет. Даже если компания ликвидируется, табель не подлежит уничтожению. Для хранения существуют архивные учреждения.

С 2010 года срок хранения табеля обычного работника составляет 5 лет.

Электронные табели

При хранении табеля в электронном формате ответственному лицу следует опираться на Приложение № 526 к Приказу Министерства Культуры РФ.

Подпункты 2.30 и 2.32 регламентируют:

  1. Хранение должно осуществляться в двух копиях на отдельных устройствах,
  2. В случае ухудшения качества воспроизведения необходимо производить перезапись документации на новые носители,
  3. Перезапись должна носить неизменную информацию при сравнении с исходным материалом,
  4. Не реже одного раза в 5 лет производится контроль состояния электронного носителя.

Перед внесением сведений о работнике в формы Т-12 или Т-13 необходимо, чтобы он дал согласие на обработку своих персональных данных и разрешил их применение в кадровом учёте в электронном варианте.

Как мы видим, табель учета рабочего времени является важным документом в кадровом делопроизводстве.

Компания берёт ответственность на себя за его хранение. 5 лет – срок хранения документа для общих случаев. 75 лет — при вредных условиях деятельности. Табели в электронном формате имеют идентичные сроки хранения.

Посмотрите видео о создании табеля учёта рабочего времени в программе:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно !

Сколько составляет срок хранения табелей учета рабочего времени?

В соответствии с приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кадровые табели, в которых отражаются сведения о трудовом времени, фирма-работодатель должна хранить в своем архиве:

  • в течение 5 лет — при стандартных условиях работы,
  • 75 лет — если работа в компании тяжелая, вредная либо опасная.

Несмотря на то что указанный нормативный акт издан отдельным ведомством, его юрисдикция распространяется на всех работодателей (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Отвечает за хранение табеля обычно бухгалтерия фирмы или кадровый отдел. Составляется он, как правило, по формам Т-12 или Т-13. Они могут быть как бумажными, так и электронными.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, указанный выше, должен соблюдаться, даже если документы электронные (п. 1.4 приложения к приказу № 558). При этом для того, чтобы начать использовать файловую форму Т-12 или Т-13, работодателю нужно:

  • закрепить порядок применения такой формы в учетной политике,
  • закрепить локальным нормативом порядок заверения формы Т-12 или Т-13 с помощью электронной подписи.

Формы указанных табелей вы сможете увидеть в статьях:

Хранение электронного табеля учета: нюансы

При применении электронных форм Т-12 и Т-13 работодателю следует иметь в виду, что:

1. Хранить электронные документы нужно (пп. 2.30, 2.32 приложения к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526):

  • в 2 копиях, каждая из которых расположена на отдельном устройстве,
  • при осуществлении контроля за техническим состоянием компьютеров, который должен проводиться не реже чем 1 раз в 5 лет,
  • при обеспечении контроля над несанкционированным доступом и изменениями в табелях, их удалением, осуществлением рассылки.

2. Перед тем как вносить сведения в формы Т-12 и Т-13 о конкретных работниках, необходимо получить от каждого из них согласие на обработку персональных данных с указанием, что они будут применяться для кадрового учета в электронном виде (подп. 1 п. 1 ст. 6, подп. 7 п. 4 ст. 9 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Однако если работник уже дал согласие на обработку данных, то еще одно его согласие работодателю запрашивать не нужно.

Срок хранения табелей учета рабочего времени, закрепленный в законе, составляет 5 лет в общем случае, 75 лет — при усложненных условиях работы. Данные сроки должны соблюдаться и при ведении табелей в виде электронных файлов.

Учетные табели – документы по личному составу

Трудовые отношения работодателя и работника отражаются в документах по личному составу. Эти документы относятся к архивным (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Помимо табелей учета рабочего времени к архивным документам, например, относятся (перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558):

  • кадровые приказы,
  • трудовые договоры,
  • личные дела,
  • лицевые счета,
  • личные карточки,
  • рабочие графики,
  • зарплатные ведомости,
  • документы о прохождении учебы (дипломы, аттестаты и т.д.).

Сколько хранить

Итак, сколько хранить табель учета рабочего времени? В общем случае, чтобы не нарушать действующее законодательством, учетные табели нужно хранить в организации в течение пяти лет (п. 586 перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).

Все работодатели должны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков, установленных законодательством для разных видов архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Конкретные сроки, в течение которых архивные документы подлежат хранению, установлены статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).

Однако из этого правила есть исключение: срок хранения табеля учета рабочего времени в организации увеличивается в разы, если в нем учитывали работу сотрудников с вредными или опасными условиями труда. Как хранить табели учета рабочего времени с данными по сотрудникам вредных производств? Время хранения таких документов в архиве составляет 75 лет (п. 586 перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).

Отметим, что по тем же правилам нужно хранить графики работы. Эти документы также относятся к документам по личному составу и срок их хранения по номенклатуре тот же: 5 или 75 лет (подробнее об этом см., «Сроки хранения графиков работы»).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:


  • http://bizakon.ru/yuridicheskie-lica/srok-hraneniya-tabelej-uchyota-rabochego-vremeni.html
  • http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kakov_srok_hraneniya_tabelya_ucheta_rabochego_vremeni/
  • http://blogkadrovika.ru/hranen-tabel-ucheta-raboch-vrem/