Вопросы к Юристу

Как написать объяснительную записку об ошибке в работе

Записка пишется в свободной форме, в ней нужно отразить:

  1. в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
    • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой,
    • должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
  2. затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа,
  3. текст документа.
  4. должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
  5. дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря.

Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно,

  • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой,
  • заголовок – то есть основание. В данном случае, «об ошибочно пробитом чеке» или же «объяснительная на возврат денежных средств»,
  • Написать объяснительную директору об ошибочном переводе денег

    Для того, чтобы расставание «по статье» стало реальностью, нужно допускать оплошности в работе систематически, да еще и умышленно, п. 3 или п. 5 ст. 81 ТК. Есть две формы подачи объяснений:

    1. собственно письмо в произвольной форме с подробным описанием причин возникновения расхождений,
    2. Направление нового отчетного или уточняющего расчета (декларации), если отклонения стали результатом ошибки ответственного за его составление лица.

    Пояснительные документы в ФСС Если у Фонда нет вопросов к предоставленной отчетности, это не означает, что других объяснений его работники не потребуют.

    Чаще всего это касается обстоятельств и причин назначения соцпособий по нетрудоспособности в результате бытового травматизма. Более строгие требования к письменным пояснениям предъявляются к предприятию, если там зафиксирован несчастный случай или факт производственного увечья.

    Ошибочно пробитый чек на онлайн кассе как оформить объяснительную

    Вследствие человеческого фактора вполне могут иметь место ошибки в пробитии кассовых чеков. Поскольку это финансовые документы, влияющие на отчетность, все эти неточности должны быть зафиксированы и оформлены в установленном порядке.

    Случается, что допущенная ошибка замечается сразу после допущения и может быть тут же исправлена. Например, неправильно пробита цена товара, покупатель указал на это, кассир пробил товар верно. Но информация об ошибочном чеке уже зафиксирована в памяти ККМ.

    У данной трактовки есть немало сторонников.

    Ошибочно пробитый кассовый чек.

    Документальное оформление. Акт КМ-3, объяснительная записка кассира.

    (Такая позиция налоговиков приводится в письме ИФНС от 02.04.2003г.

    № 29-12/17931),6. РКО при этом на сумму возврата не составляем, так как данная операция производится внутри «операционной кассы»,7. Делаем соответствующие записи в журнале кассира операциониста (форма КМ-4) по завершению смены:

    1. В графе 10 показываем всю выручку за день (ошибочно пробитые суммы не отнимаем),
    2. В графу 11 заносим выручку за минусом ошибочно пробитых сумм,
    3. Сумма граф 14 и 15 должны соответствовать данным графы 10.
    4. В графе 15 отражаем сумму по ошибочно пробитым кассовым чекам,

    Объяснительная записка о неправильно пробитом чеке.

    В п.4.3 письма Минфина №104 от 30.08.1993 года говорится, что при ошибке кассира в отношении выбитого чека, он должен выполнить следующее:

    • Составить акт по унифицированной форме № КМ-3, принятой Госкомстатом РФ N 132 от 25.12.1998 г.
    • При невозможности погашения чека на протяжении рабочего дня, актировать его при завершении смены.
    • Отобразить в “Журнале оператора-кассира” выданные деньги по вернувшимся чекам.

    Следует заметить, что при ошибочно выданном чеке акт КМ-3 составляется в обязательном порядке.

    Объяснительная записка для чека коррекции

    В этом случае налоговики могут направить организацию предписание, и придется давать объяснения и предъявлять документы.

    Внимание Объяснительная по возврату чека Может возникнуть и другая ситуация.

    Ошибка обнаружена самим кассиром после подготовки ежедневного отчёта. Кассир делает те же самые действия, что и в первой ситуации, но не вносит данные об ошибке в свой журнал.

    Бухгалтер должен сделать РКО на сумму разницы и подписать его у руководителя, и у кассира.

    Ордер выписывается из «бухгалтерской» кассы, так как дневная выручка по конкретной кассовой машине уже оприходована. Точно так же, как и в первом случае, кассир должен написать объяснительную записку о происшествии.

    Образец объяснительной кассира по ошибочно пробитому чеку

    Объяснения от первого лица, имеющие:

    1. формулировки о основаниях, которые побудили кассира осуществить промахи при пробитии кассового чека.
    2. сведения о кассовом аппарате, на котором были осуществлены неверные воздействия (модель, заводской номер, сведения о фискальном накопителе),
    3. сведения о совершенном действии с указанием даты, времени,

    На документе проставляются дата, подпись кассира.

    Кому она нужна и чем опасна

    Объяснительную записку составляет сотрудник при предъявлении ему претензий о невыполнение или ненадлежащем выполнении обязанностей. В ней излагаются причины сложившейся ситуации. На ее основе руководство определяет: виновен работник или нет, и в какой мере. В итоге разбирательства решают вопрос о наказании. Возможны три варианта:

    • прекращение претензий,
    • прощение сотрудника либо устное предупреждение,
    • дисциплинарное взыскание.

    Рассмотрим последний случай.

    Трудовой кодекс РФ (статья 192) разрешает дисциплинарные взыскания в виде:

    Другие наказания (в т.ч. «штрафы») работодатель использовать не вправе. При этом он может прописать во внутренних документах фирмы влияние этих санкций на премиальные.

    В трудовую книжку информацию о замечаниях и выговорах не вносят.

    Работодатель вправе уволить сотрудника (п. 5 ст. 81 ТК РФ) в случае неисполнения им трудовых обязанностей без уважительных причин, при уже имеющемся неснятом дисциплинарном взыскании по такому же поводу. Срок действия последнего – 1 год.

    Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и 6 месяцев со дня его совершения. По фактам, которые обнаружены в ходе ревизии, аудиторской или финансовой проверки, этот срок удлиняется до 2 лет.

    Объяснительная записка – составная часть процедуры, которая может иметь далеко идущие и неприятные последствия для сотрудника. Их можно уменьшить, если подготовить документ правильно.

    Писать или не писать

    Можно ли отказать начальству и не писать объяснительную? Да, можно. Работник имеет такое право. Действия администрации по принуждению к этому считаются незаконными.

    С другой стороны, отсутствие письменного объяснения не поможет сотруднику избежать дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ). Работодатель оформит акт об отказе. Подпись ответчика в нем не обязательна. Процедура наложения взыскания пойдет дальше.

    Предоставленная же объяснительная записка документально зафиксирует имеющиеся у работника уважительные причины происшествия. Она не позволит администрации толковать его действия по собственному усмотрению. Сотрудник лучше разберется в уязвимых местах своей позиции.

    Процесс пошел

    Запросить объяснительную работодатель может письменно либо устно. При этом он обязан описать факт нарушения и потребовать объяснения. Письменный запрос вручают на бумаге с проставлением отметки о получении. Он может иметь форму требования, приказа, распоряжения.

    Устный запрос вызывает дискуссии среди юристов. Одна позиция: сотруднику в таком случае не следует предоставлять письменное объяснение. Необходимо вежливо настаивать на бумажном варианте требования либо давать устные комментарии о происшествии. Причина – незафиксированные претензии работодателя. Последнему также сложно будет доказать в суде факт запроса – потребуются свидетели.

    Другая позиция: давать объяснительную и в случае устного запроса. Аргумент – при необходимости работодатель без труда письменно оформит требование и представит в суд.

    Мягкостью не стоит злоупотреблять. Если начальник не может ясно сказать, по какому нарушению требует объяснение, то необходимо настаивать на письменном запросе. Лучше делать это с помощью письменного же заявления работодателю. В нем следует подробно отобразить ситуацию (даты, участники, неопределенные требования).

    Запрашивать объяснительную записку может руководитель организации или лицо, уполномоченное им. Если такая инициатива исходит от непосредственного начальника, не рекомендуется требовать от него подтверждения этих прав. С одной стороны, если дело дойдет до суда, он заинтересуется законностью вынесенного взыскания, а не личностью запросившего объяснения. Работодатель же при необходимости подтвердит полномочия. С другой стороны, такое требование еще больше обострит отношения сотрудника с администраций.

    Не стоит поддаваться давлению начальства и писать объяснительную записку «прямо сейчас». Необходимо снять первое нервное возбуждение и в спокойной обстановке проанализировать ситуацию. Еще раз прочитать должностную инструкцию. Проконсультироваться у юриста. Затем приступить к написанию.

    Содержание и образец

    Объяснительную записку следует писать из расчета, что в итоге она попадет на стол судье. Цель автора – четко охарактеризовать себя как законопослушного гражданина, готового выполнять работу, предусмотренную трудовым договором.

    Руководитель не вправе влиять на документ: диктовать текст, требовать переписать, указывать «это – не причина». Содержание объяснительной определяет сотрудник.

    Текст записки – лаконичный. Необязательная информация может вызвать у начальства ненужные вопросы. Неуместны шутки и просторечные выражения. Тон повествования – уважительный. Если разбирательство дойдет до суда, реноме хама не поможет выиграть дело. Изложение ведется в хронологическом порядке от первого лица.

    В записке рекомендуется:

    • подтвердить или опровергнуть факт нарушения,
    • описать обстоятельства события (дата, время, место), его причины,
    • охарактеризовать вину: умышленная, по неосторожности, ее отсутствие,
    • привести свидетелей,
    • выразить мнение о привлечении к ответственности,
    • описать отношение к дальнейшей работе.

    Главное содержание объяснительной записки – информация о причинах действий сотрудника, имевших негативные последствия для работодателя. Основная рекомендация: вспомнить, найти все оправдывающие обстоятельства и не стесняться их приводить.

    Причины ошибки

    Рассмотрим частые варианты.

    1. Высокая нагрузка – следствие пика работ, неполного персонала. Объяснение хорошо тем, что переносит ответственность на работодателя. Подходит для некрупного подразделения. Не работает в большом коллективе, работающем в одних условиях (хотя бы формально). Начальство ревностно охраняет свою непогрешимость в распределении нагрузки. Если нежелательна репутация ленивого склочника – лучше найти другие причины.
    2. Мало опыта – работает в случае молодого специалиста.
    3. Плохое самочувствие – может служить оправданием. Сотруднику стоит подчеркнуть, что он работал в таком состоянии из-за заботы о предприятии, продолжении его ритмичной деятельности.
    4. Личные, семейные обстоятельства – может помочь, если причина серьезная. Злоупотреблять этим средством не стоит.
    5. Неясно написанный, противоречивый пункт должностной инструкции, позволивший неверную трактовку. Аргумент подходит для использования, но предварительно лучше запастись заверенной копией этого документа.

    Другие участники

    Если в инциденте участвовали другие лица, следует беспристрастно проинформировать, что предпринимал каждый из них. Не стоит прямо называть виновного. Это право руководства. Но оно должно получить достаточную информацию для такого вывода. Не следует лгать. В подобной истории объяснения пишут все участники, и правда выяснится.

    Сотруднику обязательно следует описать свой добросовестный трудовой путь у работодателя, упомянуть об отсутствии дисциплинарных взысканий в прошлом, перечислить полученные поощрения (премии, грамоты, подарки). Если дело попадет в суд, эту информацию учтут при принятии решения.

    Если работник признает вину в допущенной ошибке, надлежит выразить раскаяние. Также необходимо уверить руководство, что подобных случаев в будущем не повторится.

    Как составить

    Установленных законом стандартов оформления письменного объяснения нет. Достаточно соблюдать минимум общих правил подготовки документов.

    Записка готовится на листе формата А4. Она может быть написана от руки или набрана на компьютере.

    Вверху листа, в правой части, в столбик указывается, кому и кем направлен документ. Получатель – лицо, затребовавшее объяснение. Приводятся его должность, фамилия, инициалы. Работник пишет свое подразделение, должность, полные Ф. И. О.

    На несколько строк ниже, по центру, указывается наименование документа – объяснительная записка. Далее следует текст объяснения.

    Затем проставляются начертанные рукой должность, личная подпись, инициалы и фамилия работника. Указывается дата составления записки. Сотрудник вправе приложить документы, подтверждающие его информацию.

    Объяснительную следует зарегистрировать в канцелярии, получив копию или 2-й экземпляр записки с соответствующей отметкой. Это защитит от возможных неправомерных действий администрации.

    Пример

    Директору ООО «Прод-сервис»

    Ивановой Ирины Ивановны

    12 февраля 2016 г. я указала неправильные цены в товарной накладной № 331 и счете-фактуре № 434, завысив их на 5%. Покупатель в связи с этим отказался принимать товар, и его вернули на склад. Ошибка была вызвана повышенной рабочей нагрузкой в этот день. Причина – отсутствие бухгалтера Раковой Е.Е., которая находилась в отгуле. Я выполняла обязанности двух человек. Ошибку признаю. Прошу Вас учесть, что ранее претензии к моей работе у ООО «Прод-сервис» отсутствовали. В будущем обязуюсь быть более внимательной при заполнении документов.

    Бухгалтер И.И. Иванова

    Остались вопросы, проконсультируйтесь у юриста (бесплатно, круглосуточно, без выходных):

    +7 (499) 703-43-89 Москва и область

    +7 (812) 309-26-53 Санкт-Петербург и область

    Задайте вопрос бесплатно здесь - если вы проживаете в другом регионе.

    На работу директору (пропуск и отсутствие)

    Отсутствие человека на рабочем месте – серьезное нарушение трудового договора. Проступок считается прогулом, если нет уважительной причины. В трудовом кодексе не обозначен конкретный список, поэтому руководитель самостоятельно принимает решение, каким образом воздействовать на работника, исходя из объяснительной записки.

    Образец: отсутствие на работе

    «Генеральному директору ООО «Электроприбор»

    Касательно невыхода на работу ___.___._______ года

    Я, Игнатюк Валентин Семенович, не вышел на работу ___.___._______ года по причине резкого ухудшения самочувствия. Накануне был день рождения супруги, где я не рассчитал собственные силы по употреблению спиртных напитков. Тем же вечером лег спать пораньше и собирался выйти на работу, но ночью меня несколько раз тошнило, а с утра не смог физически подняться с кровати. Скорую помощь не вызывал, поэтому медицинской справки об ухудшении здоровья предоставить не могу. Не отношусь к категории запойных граждан, что подтверждается моим выходом на работу ___.___._______ года в отличном внешнем виде. Понимаю, что совершил серьезный проступок. Гарантирую, что больше такого не повторится.

    ___.___._______ г. ________Игнатюк В.С.

    Отсутствие на рабочем месте предполагает ранний уход с работы или отлучение в середине рабочего дня на период до 4 часов.

    Образец: отсутствие на рабочем месте

    «Директору продовольственной базы «Свежие овощи»

    от заведующей складом

    Касательно отсутствия на рабочем месте ___.___._______ года

    Я, Румянцева Ольга Петровна, покинула склад в 15 часов по причине срочной необходимости. Мне позвонили из детского садика и сказали, что сегодня короткий день и дочку необходимо забрать до 16 часов. Я пыталась предупредить директора базы Хлынцеву Н.И. и звонила ей несколько раз по рабочему номеру телефона, но никто не отвечал. Мобильного номера у меня нет. Вместо себя я оставила старшую помощницу Имаеву И.А. Учитывая, что это был предпраздничный день и поставок больше не ожидалось, я верно думала, что Имаева справится с поставленной задачей. Признаю свою ошибку и готова понести адекватное наказание с учетом того, что ничего внепланового не произошло, а дочь, кроме меня, забрать некому.

    ___.___._______ г. ________ Румянцева О.П.

    Начальнику об опоздании на работу

    Опоздание – отсутствие человека на рабочем месте менее 4 часов. В противном случае такой поступок расценивается как прогул и влечет за собой увольнение. Опоздание не подразумевает крайней меры наказания, если ситуация не повторяется многократно.

    Пример: если человек проспал

    «Директору магазина «Продукты»

    Согласно опоздания на работу ___.___._______ года

    Я, Медведева Лариса Ивановна, опоздала на работу ___.___._______ года на 40 минут. Случившееся могу объяснить тем, что проспала из-за несработавшего будильника. Такое случилось впервые. Часы остановились в 6:30. Видимо, села батарейка. Самостоятельно я проснулась в 7:30. К сожалению, мне не хватило времени, чтобы успеть вовремя к открытию магазина. Приношу свои извинения и уверяю, что такое больше не повторится.

    ___.___._______ г.________ Медведева Л.И.

    Если заболел ребенок

    «Генеральному директору ООО «Стройсервис»

    Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

    Я, Кудрявцева Валентина Васильевна, опоздала на работу ___.___._______ года на 2 часа. Причина – заболел сын. Утром разбудила его в садик, но заметила повышение температуры. При измерении она оказалась 37.9. Вызвала скорую помощь и одновременно позвонила своей маме, чтобы она приехала посидеть с ребенком. Учитывая, что живет она в другом конце города, на это потребовалось время. Оставить одного ребенка в 5 лет я не могла. Скорая сделала укол и посоветовала вызвать участкового педиатра. Прилагаю справку от врачей, что ребенок действительно нуждался в помощи.

    ___.___._______ г.________ Кудрявцева В.В.

    Пробки на дорогах

    «Директору ООО «Техпластинвест»

    Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

    Я, Давыдов Геннадий Петрович, опоздал на работу по причине внезапно образовавшейся пробки на улице Носовской. Я ежедневно езжу на работу по этому маршруту, поэтому рассчитываю время на возможный затор и знаю примерную обстановку. На этот раз пробка образовалась из-за крупной аварии нескольких машин, которые полностью блокировали движение. Всем водителям пришлось разворачиваться и искать пути объезда. Учитывая, что поток был плотный, движение в обратном направлении осуществлялось медленно. В качестве доказательств прилагаю фото с места ДТП, что удалось заснять, а также ситуацию на дороге.

    ___.___._______ г. ________Давыдов Г.П.

    В случае ДТП

    «Директору магазина «Автозапчасти»

    Касательно опоздания на работу ___.___._______ года

    Я, Свиридов Сергей Владимирович, опоздал на работу ___.___._______ года потому что попал в ДТП. Авария случилась на перекрестке К. Маркса и Советской, когда я поворачивал налево на зеленый, а мне на встречу ехала машина на желтый сигнал светофора. Несмотря на то, что сильных повреждений нет, ушло много времени на оформление документов, посещение ГИБДД и страховой компании. Все процедуры нужно было сделать в этот же день.

    ___.___._______ г. ________ Свиридов С.В.

    О невыполнении обязанностей (задания) в срок

    При составлении документа не стоит переваливать вину на другого человека или группу людей, если имеется тот, кто отвечает за производство в целом.

    К примеру, такой тест «План не был выполнен, потому что Иванов А.А. и Петров И.Е. медленно работают» недопустим.

    Текст объяснительной записки о невыполнении задания в срок должен содержать объективные причины:

    «Генеральному директору ООО «ЖБИ-2»

    от мастера цеха по производству силикатного кирпича

    Касательно невыполнения плана по производству силикатного кирпича за январь _____ года

    Я, Григолец Дмитрий Иванович, могу пояснить следующее. Во-первых, план на январь _____ года на наш цех мной лично не утверждался, о чем была написана соответствующая докладная. Объем был установлен на основе прошлогодних показателей, которые не соответствуют нынешней ситуации на заводе – снижение количества поставок и производства в целом по сравнению с прошлым годом. Во-вторых, из строя вышел станок ЧПУ №2, который до сих пор не починили. Об этом также была подана докладная. К другим факторам можно отнести уменьшение количества работников. За последнюю неделю уволились 2 человека (Ансимов Р.К. и Герасимов С.М.), а оператор ЧПУ №1 Мишин С.Л. находится на больничном с ___ _________ _____ года. Прошу проанализировать ситуацию еще раз и никого из работников нашего цеха не наказывать за невыполнение плана.

    ___.___._______ г. ________ Григолец Д.И.

    Пример объяснительной об ошибке по невнимательности (должностная)

    «Генеральному директору ООО «Стройдепо»

    Касательно ошибки в маршруте

    Я, Никитин Владимир Николаевич, ___.___._______ года должен был следовать по маршруту Москва-Мытищи с доставкой товара. Учитывая, что мой основной маршрут последние полгода предполагал поездки только в Красногорск, то я по ошибке поехал именно в этот город. В маршрутный лист заглянул, когда прибыл в город для уточнения первого адреса для разгрузки. Понимаю всю нелепость ситуации и обязуюсь возместить расходы на горючее.

    ___.___._______ г. ________ Никитин В.Н.

    В университет (институт) о пропуске занятий

    «Декану биологического факультета МГАУ

    от студентки 314 группы

    Касательно пропуска занятий с 6 по 9 февраля _____ г.

    Я, Дьякова Анна Александровна, пропустила все занятия с 6 по 9 февраля _____ года по причине болезни мамы. Она живет в с. Семеновка Саратовской области, что находится в 200 км от места нахождения нашего института. По телефону она мне ничего конкретного не сказала, поэтому я думала, что это займет меньше времени. На деле пришлось ехать в районный центр, где был поставлен диагноз «ОНМК» под вопросом. Врачи дали направление в областную больницу Саратова. Я не могла оставить маму и поехала с ней. Сейчас она прооперирована и ее жизни ничего не угрожает. Копии медицинских документов прилагаю. Все пропущенные занятия обязуюсь отработать в полном объеме.

    ___.___._______ г. ________ Дьякова А.А.

    Объяснительная по болезни, пример

    Если человек серьезно заболел, то нужно оформлять листок нетрудоспособности. Объяснительная записка в таком случае не требуется. Остальные варианты предполагают письменное объяснение «прогула»:

    «Директору спорткомплекса «Антей»

    Касательно невыхода на работу ___.___._______ года

    Я, Ледовских Алексей Константинович, не вышел в свою смену ___.___._______ года, потому что утром почувствовал себя плохо. У меня кружилась голова и немного тошнило. Вызвал скорую помощь и участкового врача. Больничный лист оформлять не стал, решив самостоятельно поправиться к следующему дежурству. Заблаговременно позвонил напарнику Семенову В.В. и попросил его меня подменить. Медицинские справки прилагаю.

    ___.___._______ г. ________ Ледовских А.К.

    Ребенку в школу (учителю) от родителей (пропуск, об отсутствии)

    Пример письменного объяснения, когда ребенок пропустил занятия, но родители об этом не знали:

    «Директору МАОУ СОШ № 31

    от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени

    Касательно пропуска занятий ___.___._______ года

    Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, не знала о том, что мой сын пропустил посещение школы ___.___._______ года. Утром он ушел из дома как обычно. Вернулся не знаю во сколько, потому что мы с мужем приходим с работы вечером. На вопрос «Как дела в школе?» сын ответил, что все нормально. Обязуюсь разобраться, в чем дело, а также гарантирую, что больше подобного не повторится.

    ___.___._______ г. ________ Клинова А.П.

    Пример записки об отсутствии ученика на занятиях заблаговременно

    «Директору МАОУ СОШ № 31

    от мамы ученика 5 «Ж» класса Клинова Жени

    Я, Клинова Анастасия Петровна, мама Клинова Жени, прошу освободить моего ребенка от занятий с ___.___._______ года по ___.___._______ года по семейным обстоятельствам. Мы уезжаем всей семьей в другой город на похороны свекрови.

    Ситуации, когда могут попросить составить объяснительную

    Необходимость составлять объяснительные на работе возникает очень часто, но важно помнить, что делать нужно это грамотно, соблюдая все правила. При серьезном подходе удастся уменьшить последствия в случае наличия ошибки, либо вообще избежать наказания от руководства.

    Объяснительная записка об ошибке – это документ, который заполняется сотрудником в случаях:

    • самостоятельного обнаружения ошибки,
    • если ошибка была найдена при проверке (инвентаризация, аудит),
    • также может быть ситуация получения ошибочных данных от другого сотрудника, повлекших более крупную ошибку,
    • при спорных ситуациях, даже если вины нет, то это стоит объяснить в письменном виде.

    Кто требует написать этот документ – вышестоящее руководство (как правило, начальник отдела, либо в случаях проверки начальник инвентаризационного отдела, аудитор).

    Без такого документа привлечь к дисциплинарной ответственности невозможно.

    Составить записку может потребовать руководство, как в письменной форме, так и в устной. При запросе руководство вправе назначить сроки написания.

    Для чего нужен документ

    В этом документе письменно подтверждается совершенная ошибка, после чего работодатель вправе применить дисциплинарное наказание.

    Сам текст записки можно разделить:

    • на фактическую часть – определение ошибки,
    • на объяснительную часть – в этой части работник дает разъяснения о причине допущения ошибки, приводит доводы, факты, которые помогут снять обвинение с работника, или уменьшить ответственность за случившееся.

    Какими могут быть последствия после предъявления объяснительной записки:

    • все претензии сняты ввиду невиновности работника,
    • предупреждение в устной форме,
    • дисциплинарное взыскание.

    К последнему пункту можно отнести выговор, замечание и даже увольнение с занимаемой должности.

    Причины неточностей и ошибок

    Стоит помнить, что ошибки, как правило, совершаются без злого умысла, и причинами могут быть любые сложившиеся ситуации. К основным причинам относят:

    • состояние стресса,
    • длительная болезнь, или начальная стадия заболевания,
    • нестабильная обстановка дома, это может быть как личностные проблемы взаимоотношений в семье, так и чрезвычайные происшествия (пожар, потоп),
    • употребление лекарственных средств, влияющих на координацию,
    • отсутствие опыта на данной должности,
    • несоблюдение правил техники безопасности.

    Очень важно четко указывать причину допущения ошибки, ведь не всегда вина лежит только на одном сотруднике. Да и большая вероятность, что ошибка в работе произошла по вине другого человека.

    Если же вина полностью лежит на работнике, то в объяснительной при описании ситуации следует в подробностях описать причины повлекшие ошибки, и указать свои положительные стороны. Например, если сотрудник опоздал, а до этого за ним такого не наблюдалось, то в тексте стоит обратить на это внимание.

    Не стоит в записке ограничиваться двумя-тремя предложениями, необходимо описать всю ситуацию, но помнить, что это документ, и присутствует большая вероятность, что он попадет судье в руки.

    Цель – описать свои лучшие стороны, охарактеризовать себя хорошим работником. Сотруднику никто не вправе указывать, что нужно писать, а что нет, лишь юрист может дать должный совет при составлении объяснительной.

    Содержание записки должно быть написано в уважительной форме и соблюдая порядок, лучше написать текст на черновике, следуя плану.

    Когда нужно предоставить документ руководителю

    Начальство имеет право запросить объяснительные по любым незначительным проступкам, например, почему работник не работал активно на протяжении определенного времени, или почему были зафиксированы продолжительные разговоры по телефону не по рабочим делам. Иногда это делается в целях увеличения производительности труда в отделах, ведь раз написав такую записку, в последующем уже не захочется, чтобы руководство делало замечание.

    Рассмотрим при совершении, каких основных ошибок требуют объяснительную:

    1. Опоздание на работу – стоит указать в записке причину, уважительная или нет, решать будет руководство, если есть возможность предоставить документ, подтверждающий, что опоздание произошло не по вине сотрудника, то это стоит сделать, например, взять справку с железнодорожного вокзала при задержке электричек.
    2. Невыполнение работы в соответствии с должностными инструкциями – это может быть в силу непрофессионализма, а отсутствие должного результата не устраивает работодателя.
    3. Невыход на работу – если отсутствует больничный лист, и работник не просил в срочном порядке оформить отпуск за свой счет по сложившейся причине, то руководство вправе потребовать с него объяснение в письменной форме с дальнейшим применением наказания.
    4. Повреждение или потеря имущества работодателя, которое может произойти из-за халатного отношения работника.
    5. Отказ в выполнении поручения, входящее в должностные инструкции работника.
    6. Нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
    7. Предоставление ошибочных данных вышестоящему руководству, повлекших потерю экономических выгод на предприятии.
    8. Нарушение правил безопасности на рабочем месте.

    Рекомендации по написанию

    Объяснительная записка пишется на имя руководителя отделения, чтобы лучше разобраться, кому именно писать, стоит изучить внутреннюю иерархию подчиненности на предприятии.

    Важно: не стоит писать напрямую генеральному директору, если по иерархии он не стоит перед работником, совершившим провинность.

    Записку об ошибке можно составить как от руки, так и напечатать на компьютере. Важно в конце поставить подпись работника, который составил записку. Во внутренних документах предприятия может быть точно прописано, как правильно составить объяснительную, от руки или напечатать на компьютере, а также может быть представлен специальный бланк – образец.

    Многие просят писать всю записку от руки, чтобы в случае отказа в дальнейшем от своих слов, было подтверждение составленное полностью провинившимся.

    Если образца нет, то объяснительную записку следует составлять по следующей инструкции:

    1. В «шапке» пишется, кому адресовано записка с указанием должности и полного наименования фирмы, заполняется от кого с указанием должности и структурного подразделения.
    2. Если на предприятии есть журнал регистрации подобных документов, то необходимо указать номер исходящего документа и дату.
    3. В середине листа пишется «объяснительная», далее с красной строки следует текст, в котором должна быть описана ситуация и последующие за ней события, по которым просят дать пояснения.
    4. В конце документа ставится собственная подпись и дается расшифровка, кем заполнена объяснительная.

    Сотрудник признается в вине

    Признавая вину в объяснительной необходимо полностью раскаяться, признать, что готов взять ответственность и поспособствовать, если это возможно в разрешении сложившейся ситуации. Для сглаживания вины можно расписать свои положительные стороны, лишний раз указать на то, что ошибка была разовой и будет сделана все необходимое для того, чтобы она более не повторилась.

    Если вина лежит и на других по общей ситуации это необходимо указать, расписать всю ситуацию по пунктам, добавив мнение, как бы следовало всего этого избежать, тоже пойдет на пользу при вынесении приговора. Но не стоит перекладывать ответственность на другого, ведь, как правило, объяснительные требуют сразу со всех участников и получится некрасивая ситуация, если работника увлекут во лжи.

    Работник не считает себя виноватым

    В этом случае следует приводить все доказательства, почему сотрудник не считает себя виноватым. Необходимо привлечь возможных свидетелей, которые могут это подтвердить и даже можно приложить их письменное заявление.

    Важно: даже если сотрудник неповинен в сложившейся ситуации, в записке следует придерживаться уважительного тона, эмоциональным текст не должен быть. Заполнять такой документ нужно на «остывшую» голову, предварительно составив себе план.

    Не стоит упускать из внимания, что при написании записки нужно указывать всех провинившихся, и поэтапно объяснять, чьи действия приводили к каким последствиям.

    Но может и последовать ситуация, что, придя на новое рабочее место спустя время, будет обнаружена грубая ошибка, которую необходимо исправить. В этом случае следует самостоятельно обратиться к руководству, а в докладной указать лицо, которое допустило ошибку, что за ошибка, когда была обнаружена и действия, которые работник предпримет для исправления. Также можно указать последствия для фирмы в случае не исправления этой оплошности.

    Что произойдет, если записка не предоставлена вовремя

    Работник вправе не писать объяснительную, если не считает себя виноватым, принудить его никто не сможет. Принуждать нельзя, в противном случае работник может обратиться в комиссию по труду или в суд. При отказе работодатель оформит акт об отказе составления записки и возложит вину на сотрудника.

    Написав записку и зафиксировав ее в документообороте, можно быть уверенным, что руководство уже не интерпретирует ситуацию по-своему, и будут рассмотрены все точки зрения.

    Подведем итоги: если руководство требует написать объяснительную, то это лучше сделать. Главное в записке по пунктам описать ситуацию, все моменты, где сотрудник считает себя виноватым, а где нет. Описать свои лучшие стороны и указать на то, что ошибка была совершена один раз.

    Данное видео содержит дополнительную информацию о том, как писать объяснительные записки грамотно.


    • http://domzalog.ru/objasnitelnaja-zapiska-ob-oshibochno-probitom-cheke-po-kasse-kakaja-dolzhna-byt-rezoljucija-66644/
    • http://mirblankov.ru/kak-napisat-obyasnitelnuyu-zapisku-ob-oshibke-v-rabote/
    • http://denzhata.info/dokumenty/obyasnitelnaya-zapiska-obrazets-obyasnitelnoj-zapiski/
    • http://znaybiz.ru/kadry/rezhim/trudovaya-disciplina/obyasnitelnaya-ob-oshibke.html