Вопросы к Юристу

Обстоятельства, когда требуется заверенная копия трудовой книжки в 2018 году

Трудовая книжка представлена документом, отражающим опыт работы конкретного человека. В ней содержатся сведения о том, где гражданин был трудоустроен в своей жизни, по какой причине был уволен, а также указываются разные награды и другие важные сведения. Поэтому нередко необходимо получить копию трудовой книжки. Каждый работодатель должен знать, как правильно формируется данный документ, как он заверяется, а также какие сведения в него включаются.

Когда требуется?

Необходимость в таком документе может возникать по разным основаниям. Предоставлять ее следует в различные государственные органы, причем копия трудовой книжки считается действительно значимым документом. Если теряется оригинал, то это приводит к многочисленным негативным последствиям, так как восстановить ранее имеющиеся записи достаточно сложно, а особенно это актуально, если гражданин сменяет за короткий промежуток времени много мест трудоустройства.

Для чего нужна копия трудовой книжки? Наиболее часто данный документ требуется в следующих ситуациях:

  • Оформление визы, необходимой для посещения других государств.
  • Передача информации в ПФ относительно места работы гражданина.
  • Предоставление документации в ПФ для расчета стажа работы при выходе на пенсию.
  • Оформление загранпаспорта.
  • Восстановление оригинала документа.
  • Составление резюме, которое далее передается потенциальному работодателю.
  • Получение кредита в банке или другом аналогичном учреждении.

Казалось бы, все и так понятно. Но во многих из вышеуказанных ситуаций люди интересуются, для чего нужна копия трудовой книжки. На основании этого документа работники разных государственных органов могут получить информацию о месте трудоустройстве и стаже работы гражданина.

Какие требования предъявляются?

Чтобы копия обладала юридической силой и принималась разными государственными инстанциями, руководство компании, где работает гражданин, должно разбираться в правилах оформления и заверения этого документа. Поэтому учитываются требования:

  • самостоятельно сделать ее не получится, так как оригинал находится в кадровой службе, поэтому именно работники данного отдела занимаются этим процессом,
  • для получения документа требуется грамотно написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, составляемое на имя руководителя фирмы, причем в нем непременно указывается причина для подготовки бумаги,
  • чтобы она была действительной, она должна визироваться руководителем предприятия.

Если будет просто сделана копия, то она не будет обладать юридической силой, поэтому будет получен отказ в приемке документации.

Как заверяется?

Заверение документа должно выполняться по определенным правилам. Как заверить копию трудовой книжки? Для этого учитываются нюансы:

  • первоначально должны быть отсняты все страницы оригинала, для чего используется стандартное копировальное оборудование, но при этом не допускается наличие нечитаемого текста,
  • не разрешается делать копии на двух сторонах одного листа,
  • верность информации, содержащейся на каждой страницы, подтверждается с помощью печати и подписи руководителя или ответственного лица,
  • отсутствуют какие-либо требования к форме печати, поэтому может использоваться любой штамп компании или печать канцелярии,
  • выдается документ бесплатно, поэтому работодатель не имеет права требовать от сотрудника уплаты какого-либо вознаграждения,
  • создается документация исключительно на основании ранее полученного от работника письменного заявления.

Очень важно знать, как заверить копию трудовой книжки. Работодатель в таком случае сможет предоставить работнику по запросу правильный документ, обладающий юридической силой.

Как быстро делается?

Нередко необходим данный документ срочно. Оформление копии трудовой книжки не должно занимать больше трех дней с того момента, когда передается работодателю заявление на ее создание. При нарушении данного срока может руководитель компании привлекаться к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП.

Допускаются нарушения данного срока только при наличии веских причин. Запоздалая выдача копии трудовой книжки может быть обусловлена такими факторами:

  • работник отсутствует на рабочем месте в тот день, когда требуется передать ему документацию,
  • отказывается сам сотрудник принимать заверенную работодателем документацию.

Стандартно формируется документ в течение одного дня, поэтому не приходится ждать слишком долго.

Когда признается недействительной?

Существуют ситуации, при которых выданный на месте работы документ разными организациями признается недействительным. Копия трудовой книжки не будет приниматься при условиях:

  • в документе имеется недостоверная информация или ошибки в личных сведениях гражданина,
  • на титульном листе нет подписи руководителя или печати предприятия,
  • дата, когда был выпущен бланк, не совпадает с датой, когда он был заполнен.

Если на тот момент, когда требуется документ, человек не является официально трудоустроенным, то для заверения копии придется обращаться к нотариусу. Услуги данного специалиста являются платными, но в результате будет получена правильная копия трудовой книжки.

Срок действия документа

В законодательстве отсутствуют точные сведения о том, как долго может использоваться правильно заверенная документация. Срок действия копии трудовой книжки может быть разным, так как он зависит от того, какая политика ведется организацией, запросившей этот документ.

Стандартно требуют банки и разные государственные учреждения оформления данного документа в течение месяца. Нередко вовсе срок действия сокращается до 2 недель. Это обусловлено тем, что разные учреждения должны убедиться в платежеспособности гражданина, а также следует установить, где он работает в конкретный период времени.

Если передается копия трудовой книжки в суд, то отсутствуют ограничения в сроке ее действия.

Если по каким-либо причинам пропускается срок действия, то не придется выполнять процесс заверения заново, так как достаточно только обновить удостоверение, для чего повторно ставится печать и указывается дата совершения данного процесса.

Зачем заверяется последняя страница?

Важным этапом формирования правильной копии книжки выступает грамотное оформление последней страницы. Это обусловлено тем, что на ней содержится много важных сведений. К ним относится информация о том, где в настоящий момент работает гражданин. Указывается здесь Ф. И. О. человека, а также стоит дата заверения и печать компании.

Обязательно на этой странице должна иметься фраза «копия верна». Образец копии трудовой книжки можно посмотреть ниже.

От правильности заверения зависит, сможет ли документацией пользоваться гражданин для получения разных государственных услуг, оформления важных документов или получения кредита. При наличии нарушений может быть получен отказ в принятии.

Если после формирования копии человек меняет место работы или даже изменяется его должность, то она перестает обладать юридической силой, поэтому не может применяться для каких-либо целей.

Пошаговая инструкция оформления

Процесс создания и заверения копии данного документа реализуется в несколько последовательных этапов:

  • Первоначально сотрудником компании составляется заявление. Оно формируется на имя руководителя предприятия. В нем указывается наименование компании, Ф. И. О. и должность руководителя, Ф. И. О. и должность самого заявителя, а также приводится просьба сделать копию трудовой книжки. Дополнительно рекомендуется оставить ссылку на ст. 62 ТК, где прописано, что работодатель должен бесплатно по требованию сотрудника формировать этот документ. В конце указывается дата составления данного заявления.
  • Рассматривается заявление в течение трех дней. Нередко принимается решение сразу в день его подачи. На основании документа издается приказ о предоставлении копии. Дополнительно может назначаться ответственный сотрудник, который будет заниматься этим процессом, если сам работодатель не желает или не может выполнять процедуру.
  • Делаются копии всех страниц трудовой книжки, после чего все они заверяются печатью и подписью руководителя или ответственного лица.
  • На последней странице делается запись, в которой указывается, что гражданин работает в компании по настоящее время. Вносится информация о должности ответственного лица, занимающегося заверением копии. Проставляется дата ее формирования, а также ставится подпись.
  • Все листы нумеруются и скрепляются. Сделанная по всем правилам копия далее передается сотруднику компании.

Правильно заверенная работодателем копия трудовой книжки далее может использоваться для любых целей. Процесс ее создания не занимает много времени, поэтому нередко выдается документ в тот же день, когда составляется заявление работником предприятия.

Что не допускается делать?

В процессе формирования данного документа не допускается выполнять некоторые действия ответственными лицами. Они могут привести к тому, что такая копия не будет обладать юридической силой, поэтому не будет приниматься разными организациями. Копия будет признана недействительной, поэтому у самого работника могут возникнуть определенные сложности с обращением в государственные инстанции.

Не допускается при формировании копии выполнять действия:

  • нельзя сканировать документ,
  • в процессе создания копий страниц не разрешается изменять масштаб,
  • ответственное лицо, занимающееся данным процессом, не может вносить какие-либо пометки или исправления в документ или его копию,
  • должны соблюдаться определенные требования, предъявляемые к качеству имеющегося изображения, поэтому все данные должны быть читаемы, а также малейшие буквы или цифры обязаны быть хорошо различимы,
  • если требуется передавать копию в ПФ, то создавать ее надо сразу перед обращением в это учреждение, так как принимается только документ, созданный в течение последнего месяца,
  • если вносятся какие-либо корректировки в трудовую книжку или изменяется место работы гражданина, то имеющаяся у него правильно сформированная копия признается недействительной, поэтому не может применяться для каких-либо целей.

Работодатель должен либо самостоятельно заниматься процессом формирования такого документа, либо доверять этот процесс только ответственным и квалифицированным работникам, обладающим соответствующими знаниями и полномочиями. Если по вине руководства фирмы не сможет работник оформить разные документы, так как не будет приниматься копия, то он может потребовать компенсацию.

Нюансы для ПФ

Наиболее часто необходимость в копии трудовой книжки возникает при обращении в ПФ. Именно на основании данного документа гражданин сможет доказать свой стаж. В ст. 66 ТК указывается на возможность со стороны работников данного фонда потребовать от гражданина предоставления копии трудовой книжки.

Нередко вовсе требуют сотрудники ПФ оригинал, хотя в большинстве случаев работодатель отказывает в выдаче этого документа. Это обусловлено тем, что по требованиям НПД именно работодатель в процессе работы каждого гражданина в компании ответствен за хранение разных документов, к которым причисляется и трудовая книжка. Поэтому обычно формируется письменный отказ, передаваемый далее в ПФ.

Для оформления кредита

Некоторые банковские учреждения перед выдачей заемных средств гражданину требуют от него подготовки многочисленной документации, к которой причисляется и грамотно заверенная копия трудовой книжки.

Для формирования документа надо, чтобы на каждой странице была надпись «копия верна», а также проставляется дата составления копии. Обязательно должна иметься на каждой странице печать фирмы и подпись лица, занимающегося данным процессом. Печать надо ставить таким образом, чтобы ее оттиск покрывал подпись ответственного лица и написанный текст.

Если на каждой странице не ставится подпись и печать, то все листы надо сшить, а также нити фиксируются листом с указанием количества страниц. Дополнительно на этом листе ставится печать и подпись.

Редко банками требуется копия трудовой книжки, так как обычно разным учреждениям достаточно наличия справки с места работы.

Кредиторы требуют документ, сделанный перед непосредственным обращением за заемной суммой, так как хотят быть уверенны, что копия содержит действительно актуальные сведения.

Особенности обращения к нотариусу

Если человеку нужна копия трудовой книжки, а при этом он является безработным, то ему придется обращаться за услугами к нотариусу. Для этого важно предоставить специалисту паспорт, оригинал трудовой книжки и другие документы при необходимости.

Заверение такого документа считается простым и быстрым процессом, но при этом придется заплатить нотариусу за услуги достаточно значительную сумму средств. Правильно заверенный документ действует бессрочно, поэтому теряет юридическую силу исключительно после того, как в оригинал вносятся какие-либо изменения.

Таким образом, может понадобиться копия трудовой книжки для загранпаспорта, визы, оформления пенсии или получения других государственных услуг. Поэтому важно разобраться, как правильная она оформляется, как заверяется, а также в течение какого времени обладает юридической силой. Руководство фирмы должно хорошо знать, как правильно заверяется документ. Если человек на момент оформления разных пособий или государственных услуг является безработным, то он может обратиться к нотариусу за заверением.

Законодательство

Книжка является важным документом, поэтому ее хранение строго регулируется Трудовым законодательством. Согласно ему при оформлении человека на работу, он сдает свою книжку работодателю. И она должна храниться в течение всего времени трудоустройства у него. Выдается она в последний день работы сотрудника. При необходимости работнику подтверждения стажа или трудоустройства предоставляется заверенная копия книжки.

Единственным исключением из правил является необходимость предоставления ее в Соцстрах. В этом случае работодатель обязан выдать под роспись оригинал документа. Но сотрудник обязан вернуть его не позднее 3 дней после того момента, как ему вернут книжку из Соцстраха.

Все остальные организации, независимо от их государственного или коммерческого направления, не имеют права требовать предоставления оригинала книжки, если человек официально трудоустроен.

Основные ситуации, когда она требуется

Чаще всего копия книжки требуется в следующих ситуациях:

  1. При направлении запроса в кредитную организацию о выдаче кредита или займа. С помощью этого документа банковские сотрудники убеждаются в том, что человек имеет официальную работу в определенной должности и работает уже определенное количество времени.
  2. При составлении резюме и поиске новой работы. Не всегда бывает легко вспомнить названия всех организаций, где человек был трудоустроен ранее. И тем более сложно определиться с датами приема и увольнения. Чтобы правильно составить резюме, а также подтвердить потенциальному руководителю ваш стаж и опыт работы предоставление копии книжки будет отличным вариантом при прохождении собеседования. В большинстве случаев требуется оригинал книжки, но если вы не готовы уволиться, а затем только искать работу, этот документ легко заменить копией.
  3. Для восстановления дубликата книжки. При утрате или порче книжки необходимо ее восстановление. Однако для внесения записей в дубликат, потребуется подтверждение каждой записи. Чтобы не запрашивать такую информацию у каждого работодателя, вы можете подтвердить ее копией своей книжки.
  4. Для предоставления в ПФР. При оформлении различных видов пособий, пенсий, от вас обязательно потребуют копию данного документа.
  5. Для оформления различных льгот и пособий в соцзащите. В некоторых случаях, чтобы получать определенные льготы, вам потребуется доказать, что вы трудоустроены и получаете доход.
  6. При судебных разбирательствах. Например, при расторжении семейного союза супруге иногда приходится подтверждать, что она трудоустроена и сможет обеспечить ребенку хорошую жизнь. Точно так же и отец должен подтвердить свое место работы и получаемые доходы, чтобы ему были назначены алиментные выплаты в пользу ребенка.
  7. Для оформления визы на въезд в другую страну. Копия будет свидетельствовать о том, что вы имеете постоянный доход, а также привязаны к данной стране работой.

Узнать о некоторых из этих случаев более подробно вы можете из представленного видео.

Практически все кредитные организации требуют от своих заемщиков подтверждение о наличии работы и получаемых доходах. Есть возможность получить займ и без предоставления этих сведений, однако условия в этом случае будут крайне невыгодными для заемщика. Исходя из сведений в копии книжки, банк получает следующую информацию о потенциальном клиенте:

  1. Основной источник дохода. Компания, в которой работает человек, иногда имеет большое значение. Если он является госслужащим, работником надежного банка или иной крупной организации, этот факт дает большее количество уверенности в том, что человек не будет сокращен без причин. А трудоустройство в маленьких фирмах говорит о больших шансах работника попасть под сокращение.
  2. Размер дохода. В зависимости от указанной должности сотрудники банка могут определить потенциально возможный размер дохода человека, ориентируясь на среднестатистические данные в этом регионе. Например, сотрудники банка не поверят, что уборщица будет зарабатывать в маленьком городке 50 000 рублей. А увидев руководящую должность, могут предположить, что доход в 50 000 рублей вполне объективная сумма для такого городка.
  3. Стаж сотрудника. Обычно многие банки требуют, чтобы человек проработал в новой компании 3-6 месяцев, и только после этого они готовы выдать кредит. Связано это с тем, что первые 3 месяца могут быть испытательными. А в этом случае расторжение трудового соглашения осуществляется в упрощенном порядке. Также не все сотрудники могут справиться с возложенными на них обязательствами. И в этом случае человек попадает в ситуацию риска по невозврату кредита. В другом же случае, когда человек работает уже несколько лет в компании, рисков его увольнения намного меньше. Или по крайней мере, он сможет заранее найти себе место работы перед своим уходом, что обеспечит ему стабильный доход.
  4. При просрочке платежей банк знает место работы человека, поэтому ему не составит труда взыскать положенные средства с его зарплаты в порядке приказного судопроизводства.

Поэтому если вы планируете поход в банк за оформлением займа или кредита, вам обязательно потребуется заказать копию книжки. Срок ее изготовления не должен превышать 3 дней, поэтому позаботьтесь о ней заранее.

В настоящее время весь стаж человека отражается в электронной базе ПФР. У каждого трудоустроенного сотрудника есть СНИЛС. Это номер, который позволяет его идентифицировать в общей базе трудоспособного населения. В данной базе сохраняется теперь вся информация о работодателях, сроках работы, стаже и произведенных выплатах. В дальнейшем на основании этих сведений происходит начисление пенсионных выплат.

Однако в базу введены не все сведения, а только за последние 15-16 лет. Поэтому в большинстве случаев, для подтверждения стажа тем, кто сейчас выходит на пенсию, требуется предоставление книжки. Но не все пенсионеры сразу увольняются с работы. По закону они имеют право работать столько, сколько будут справляться со своими обязанностями. В связи с этим для оформления первых пенсионных выплат им требуется предъявлять копию книжки.

Получение визы

Российские граждане могут въезжать без ограничений далеко не во все страны мира. И условия оформления визы в каждой стране могут быть различны. Например, для оформления Шенгена обязательным является предъявление документов, подтверждающих свое трудоустройство. Если человек нигде не работает и не имеет собственного бизнеса, который он может подтвердить документально, получить визу в страны Евросоюза практически невозможно.

Принимающая страна должны убедиться, что вас удерживают обязательства в своей стране, и вы не задержитесь нелегально за рубежом.

Ранее копия книжки требовалась и при получении загранпаспорта. Но сейчас в ней нет необходимости. Если при оформлении загранника с вас будут требовать предъявление копии, знайте, что это незаконно.

Требования к копии

Помните, что вы не можете самостоятельно сделать копию своей книжки, так как она должна быть правильно заверена. Порядок оформления будет следующий:

  1. Должны быть сделаны копии всех заполненных страниц.
  2. Обязательно наличие штампа или подписи, что копия верна с указанием даты должности и подписи заверяющего.
  3. Важно наличие подписи о том, что сотрудник до сих пор работает.
  4. С июля текущего года обязательно наличие подписи о том, где хранится оригинал книжки.

Также должна стоять печать предприятия, сотрудник которого заверил данный документ. При отсутствии печати у организации, должна стоять подпись «Верить без печати».

Каждый работодатель обязан знать данные правила заполнения. Однако на практике нередко допускаются ошибки и неточности. Чтобы их избежать каждый сотрудник также должен знать порядок заверения копии.


  • http://fb.ru/article/63351/uu-kopiya-trudovoy-knijki-dlya-chego-nujna-kak-zaverit-srok-deystviya-obrazets
  • http://grazhdaninu.com/trud/trud-knizhka/dlya-chego-nuzhna-kopiya.html