Вопросы к Юристу

Какие приказы вносят в книгу движения трудовых книжек

В книге учета трудовых книжек регистрируются:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу>
  • все книжки, которые были оформлены впервые сотрудникам данного предприятия>
  • вкладыши в трудовые книжки, которые были выданы сотрудникам за весь период работы на данном предприятии.

Если сотрудник предоставил трудовую книжку с вкладышем, то он в книгу учета не вписывается (то есть оформляется только трудовая книжка). Заполнение граф

  1. В первой графе записывают регистрационный номер трудовой книжки (вкладыша).
  2. В следующих трех графах нужно проставить дату приема на работу и заполнения трудовой книжки (вкладыша). Следует обратить внимание на то, что эти даты могут не совпадать. Целесообразнее вписывать дату приема на работу.

Трудовая книга. учет движения трудовых книжек и вкладышей

  • Принцип организации учета
  • Оформление книги учета
  • Правила заполнения регистра
  • Если в журнале допущена ошибка

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Порядок учета и хранения трудовых книжек

Статья 5.27 КоАП РФ Как сделать выписку из книги учета? Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной. Согласно ст. 62 ТК РФ, работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю и получить документы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Процедура регистрации трудовых книжек относится только к документообороту предприятия.

Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ. На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями. Среди сведений выписки указываются:

  • Реквизиты предприятия.
  • Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица.

Информация представляется в табличной форме.

  • Документ составляется на фирменном бланке предприятия.
    • дате и номере уведомления, которое направлено сотруднику>
    • дате отправки книжки почтой.

    Также здесь можно написать номер почтовой квитанции, которая будет подшита к личному делу сотрудника в отделе кадров вместе с уведомлением и согласием сотрудника на пересылку. Помимо подписи за трудовую книжку, сотрудник должен расписаться и за полученные на руки вкладыши (если таковые имеются), т.к.

    Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

    Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся: — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 установлена форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
    Действующими нормативно-правовыми актами не урегулирована ситуации закрытия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в связи с ее неправильной формой, хотя очевидно, что применяться с даты вступления в силу Постановления Минтруда России N 69 должна именно книга утвержденной им формы.

    Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

    При внесении записи в колонке ставится прочерк. Можно ли сделать самим? Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации. При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона. Можно ли вести электронно? Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

    В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек. На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета. Как заполнять журнал учета трудовых книжек? Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу.
    В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия. Правила заполнения и ведения Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов. На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования.

    Основные требования Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение. Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.

    Книга учета движения трудовых книжек

    Регистрация осуществляется при постановке сотрудника на кадровый учёт, и каждая запись, будь то сама книжка (или вкладыш), получает номер в порядке очерёдности поступления. Приобрести книгу учёта движения ТК можно в тех местах, где обычно продают подобного рода продукцию – различные бланки, журналы и пр., изданные на предприятиях, имеющих отношение к ФГУП «Гознак».

    Вкладыши: что это такое? Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы.

    Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.

    Вкладыш без трудовой не действителен, а подшивается между обложкой и последней страницей.

    Основные правила внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек

    Но исключение составляет процедура регистрации трудовых книжек. В приходно-расходной книге ведется учет бланков трудовых книг и вкладышей, а в книге учета движения – заполненные трудовые книжки и вкладыши.

    Оформляет это движение кадровая служба или уполномоченный сотрудник. В 2003 году была утверждена новая форма этого документа. Ее отличие от старой заключается в том, что в новой книге объединили две графы в одну.

    Но эта учетная книга имеет отличия от других. Она заполняется до окончания всех страниц, а не за один календарный год, как многие другие.

    Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

    • Оформления ТК для работника, который устраивается на работу в первый раз.
    • Оформления нового вкладыша.
    • Передачи ТК руководителю предприятия.
    • Выдачи ТК в связи с увольнением.
    • Выдачи дубликата.

    Трудовая книжка — ведение, хранение, учет

    Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

    При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов. Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника: — в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п.

    34 Правил ведения и хранения трудовых книжек), — в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

    Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек

    Следует обратить внимание на то, что эти даты могут не совпадать.

    Целесообразнее вписывать дату приема на работу. Дата записывается полностью арабскими цифрами. В пятой графе нужно указать полные фамилию, имя, отчество сотрудника.

    Сокращение имени и отчества (инициалы) не допускается.

    В седьмую графу нужно вписать должность (профессию, специальность, трудовую функцию) сотрудника, которая указана в штатном расписании предприятия.

    Если заканчивается книга учета движения трудовых книжек

    Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба.

    Внимание В дальнейшем книга подлежит архивации по акту.

    Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании.

    Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие. Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников. Ответственность работодателя При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности.

    Штрафу могут подвергнуть:

    1. Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
    2. Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.

    Административные наказания налагаются по ст.

    Как вносятся исправления в книгу учета движения трудовых книжек?

    Регистрация информации в книге существенно облегает процесс учета и деловодства в целом и является важной составляющей работы кадрового отдела. Так в книгу учета трудовых книжек входит следующая информация:

    Номер записи. Дата заполнения или приема на работу (число, месяц, год).

    ФИО сотрудника. Номер, а также серия трудовой книжки работника.

    Должность, профессия или специальность сотрудника, который сдал свою трудовую книжку или вкладыш на хранение. Реквизиты организации (наименование фирмы, предприятия или филиала). Номер и дата приказа о принятии этого сотрудника на работу.

    Оформление книги

    Более подробно о том, как оформлять книгу учета движения трудовых книжек, должен знать ответственный за ее ведение. Форма нынешней книги появилась около 10 лет назад. Заполнение отличается от других книг регистрации тем, что в ней записи регистрируются не до окончания календарного года, а до последней ее страницы.

    В книге учета трудовых книжек регистрируются:

    • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров сотрудниками при приеме на работу>
    • все книжки, которые были оформлены впервые сотрудникам данного предприятия>
    • вкладыши в трудовые книжки, которые были выданы сотрудникам за весь период работы на данном предприятии.

    Если сотрудник предоставил трудовую книжку с вкладышем, то он в книгу учета не вписывается (то есть оформляется только трудовая книжка).

    Заполнение граф

    1. В первой графе записывают регистрационный номер трудовой книжки (вкладыша).
    2. В следующих трех графах нужно проставить дату приема на работу и заполнения трудовой книжки (вкладыша). Следует обратить внимание на то, что эти даты могут не совпадать. Целесообразнее вписывать дату приема на работу. Дата записывается полностью арабскими цифрами.
    3. В пятой графе нужно указать полные фамилию, имя, отчество сотрудника. Сокращение имени и отчества (инициалы) не допускается.
    4. В шестой графе делается запись о серии и номере трудовой книжки (вкладыша). На этом этапе следует обратить внимание на образец трудовой книжки. Если она выпущена с 1974 года, то серия и номер будут выглядеть так: АТ-VI 3657098. Если книжка (вкладыш) выпущены в 2003 году и позднее, то серия и номер будут выглядеть следующим образом: ТК (трудовая книжка) или ВК (вкладыш) 8695012.
    5. В седьмую графу нужно вписать должность (профессию, специальность, трудовую функцию) сотрудника, которая указана в штатном расписании предприятия.
    6. Восьмая графа предназначена для написания наименования структурного подразделения предприятия, в котором работает сотрудник.
    7. В девятой графе необходимо записать дату и номер документа, который послужил основанием для принятия сотрудника на работу (приказ, распоряжение, протокол собрания и т.п.). Если нужно зарегистрировать вкладыш, то в этой графе ставится прочерк.
    8. Десятая графа отведена для личной подписи работника отдела кадров, который принял у сотрудника трудовую книжку или оформил ее впервые.
    9. В одиннадцатой графе ставится сумма, внесенная сотрудником за трудовую книжку или вкладыш. Эта графа заполняется в том случае, когда трудовая книжка выдана впервые или произведена подшивка вкладыша. При регистрации предоставленных сотрудниками трудовых книжек в этой графе ставится прочерк. Однако эта графа может быть не заполнена и в том случае, если трудовые книжки и вкладыши на предприятии выдаются безвозмездно.
    10. В двенадцатой и тринадцатой графах записываются данные при увольнении сотрудника. В двенадцатой графе ставится дата увольнения сотрудника, а в тринадцатой – его личная подпись после получения трудовой книжки.

    Если по каким-либо причинам трудовая книжка не была выдана уволенному сотруднику на руки, то ему необходимо отправить уведомление о том, что он должен лично забрать книжку или дать согласие на ее пересылку почтой.

    В этих случаях в 12 и 13 графах делаются отметки о:

    • дате и номере уведомления, которое направлено сотруднику>
    • дате отправки книжки почтой.

    Также здесь можно написать номер почтовой квитанции, которая будет подшита к личному делу сотрудника в отделе кадров вместе с уведомлением и согласием сотрудника на пересылку.

    Помимо подписи за трудовую книжку, сотрудник должен расписаться и за полученные на руки вкладыши (если таковые имеются), т.к. они были зарегистрированы отдельно от трудовой книжки.

    Требования, предъявляемые к журналу

    К книге учета предъявляются следующие нормы:

    1. Книга должна иметь твердый переплет и прошитые страницы. Такое требование связано с длительной эксплуатацией книги и последующим хранением.
    2. Книга должна быть пронумерована от начала до конца перед поступлением в использование.
    3. Книга обязательно прошнуровывается. Края шнура должны быть приклеены при помощи небольших листов бумаги с внутренней стороны обложки.
    4. Книга опечатывается сургучом или пломбой. Сургучная печать обязательно должна ставиться на часть листа бумаги, на края шнурка, выступающие из-под нее, и обложку. Пломба ставится только на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
    5. Книга должна быть заверена надписью, которая отражает количество страниц – пронумерованных и прошнурованных. Надпись делается цифрами и прописью.
    6. Книга должна быть заверена непосредственным руководителем предприятия, а не сотрудником отдела кадров или другим лицом.

    Замена книги учета движения трудовых книжек

    Законодательно замена книги учета движения трудовых книжек не регламентирована. Обычно новую книгу заводят после того, как будет полностью заполнена старая.

    Рассмотрим два возможных способа заполнения новой книги.

    1. Согласно первому варианту, новую книгу нужно нумеровать заново, то есть первая по счету запись будет носить порядковый номер 1.
    2. Второй вариант предполагает сквозную нумерацию. То есть в новой книге первая запись должна носить тот порядковый номер, под которым эта запись делалась бы в старой книге.

    Можно обосновать каждый вариант. Так как требования к ведению книг по учету движения трудовых книжек гласят: «Книга должна нумероваться, шнуроваться и заверяться подписью руководителя предприятия, а также скрепляться сургучной печатью или пломбой», а результат нумерации отражает количество страниц в книге, то вновь заведенная книга должна нумероваться с первой страницы заново.

    Однако второй вариант не следует считать ошибочным, так как он аналогичен нумерации страниц трудовой книжки. Так, например, если в трудовой книжке закончились страницы какого-либо раздела, то во вшитом вкладыше нумерация записей продолжается, а не начинается заново.

    Следовательно, как заполнять новую книгу, решать вам.

    Также стоит отметить, что вести одновременно две книги учета движения трудовых книжек неправильно. Вначале должна закончиться одна книга, и лишь потом начинается новая. Также не следует заводить две книги для ведения в них раздельно трудовых книжек и вкладышей. В одной книге принято регистрировать одновременно как книжки, так и вкладыши к ним.

    Ответственность за ведение и хранение

    Если на предприятии не имеется книги учета движения трудовых книжек, или книга оформлена не в соответствии с требованиями, то на должностное лицо (а также на все предприятие) может быть наложена административная ответственность. Сумма штрафа на должностное лицо составляет 500-5000 рублей, а на предприятие – 30000-50000 рублей.


    • http://isp-nalog.ru/prikaz-na-zakrytie-knigi-dvizheniya-trudovyh-knizhek/
    • http://domprava76.ru/kakie-prikazy-vnosjat-v-knigu-dvizhenija-trudovyh-knizhek-81741/
    • http://hr-portal.ru/article/kak-pravilno-zamenit-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek