Вопросы к Юристу

Документы необходимые в личное дело при смене фамилии

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – документ, часто подписываемый в женских коллективах. Кроме того, даже сотрудник мужского пола иногда меняет фамилию по этой причине. А изменение фамилии ведет к смене данных о сотруднике в кадровой службе.

Не стоит забывать об изменении фамилии в бухгалтерском учете, который касается этого работника и пр. Таким образом, любая уважающая себя организация должна иметь образец и бланк заполнения этого приказа.

Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.

Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.

Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.

Обязательна ли точная форма

Утвержденной формы этого приказа не существует. Законом предусмотрены только требования к бумаге, которая будет издаваться по этому поводу. И главное из них — содержание реквизитов тех первичных документов, которые послужили основанием. Это прямо сказано в девятой статье Закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года.

Таким образом, у приказа может быть любая форма. Главное, чтобы он выражал смысл распоряжения и имел документальные основания. Руководствоваться при этом нужно ГОСТ Р 6.30-2003. Для печати этого документа идеально подойдет бланк организации.

Элементы документа

В верхней части приказа прописывается полное наименование организации, руководитель которой подписывает документ. На листе ниже расположен сам приказ с номером и наименованием. Слева – город, справа – дата принятия. После вводных данных располагается суть приказа.

Первая часть – мотивировка. Прописывается, на основании каких конкретно документов издается приказ, указываются их номера и даты. Классический вариант – свежий паспорт работника, его заявление плюс свидетельство о заключении брака.

В качестве важных дополнений в приказе упоминаются:

  • Дата, с которой все учредительные документы организации должны содержать новую фамилию работника.
  • ФИО работника кадровой службы (бухгалтерии или любого другого отдела, занимающегося кадровыми вопросами), который ответственен за смену и уведомление бухгалтерии о переменах.
  • Сведения о том, что нужно внести изменения в расчетные документы.

На практике частенько возникает путаница именно с расчетными документами. Работнику могут не выдать заработную плату вовремя в связи с тем, что он проходит под другой фамилией.

В конце приказа должна стоять подпись руководителя учреждения с указанием его должности и расшифровкой.

Где регистрируется

Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – классический документ, который проходит по личному составу. Информация о его номере и дате принятия регистрируется в журнале приказов по личному составу. Зафиксировать этот факт может личная подпись сотрудника отдела кадров, в чьи обязанности входит учет подобного рода документов.

Часто даты этого документа вызывают вопросы. В наличии у кадровика три даты: когда было выдано свидетельство о заключении брака, когда работник на руки получил паспорт с измененной фамилией и когда подал заявление в кадровый отдел с просьбой о внесении изменений.

Внимание! Правильно оформленный приказ должен быть датирован третьим числом (не позднее трех рабочих дней с его подачи): когда сотрудник изъявил желание смены документов. До этого момента организация не имеет права вносить какие-либо изменения в личное дело или куда-либо еще.

Куда и как вносятся коррективы

Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:

  • Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
  • Личной карточке работника по форме Т-2.
  • В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
  • Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
  • Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
  • Банковской карточке.

Последние два пункта принципиально важны только для тех организаций, где начисление заработной платы сотруднику производится непосредственно на банковскую карточку.

В случае с разводом дело обстоит по точно такой же схеме. Главное – дождаться момента, когда сотрудница организации получит свидетельство о разводе и паспорт с обновленными данными на руки.

Фамилия, имя или отчество могут смениться и из-за других причин. Работник может изменить свое ФИО в любой момент по собственной инициативе. От причин будут меняться только основания для издания приказа. В его содержании не будет существенных изменений. В описанных случаях будет правильно ориентироваться на приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак.

Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Мужчин, сменивших фамилии, было всего трое. Каждый из них после вступления в брак брал фамилию жены, так как своя была неблагозвучной. Крайне редко бывает, что люди меняют отчества или имена. На моей практике такого не было. Также редки случаи, когда фамилию меняют руководитель организации или главный бухгалтер.


В этой ситуации процесс оформления происходит сложнее. Внесением изменений в учредительные документы занимаются бухгалтеры или юристы, они же подают сведения в ИФНС и т.д. Но это нужно делать, если директор собственник или акционер, а не наемный работник.
Если у директора или главбуха меняются имя, отчество или фамилия, то необходимо делать замену всех банковских документов.

Что делать кадровику, если работник изменил фамилию, имя или отчество?

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные.Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут: — свидетельство о заключении брака, — паспорт с новыми данными. Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа.
В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы).

Комплексная услуга для граждан, сменивших фамилию, имя или отчество

Что делает все исправления, внесенные таким способом, легитимными (законными). Более того, во втором случае нам совершенно не нужно в момент подписания доп. соглашения видеть оба экземпляра трудового договора. Пример такого доп. соглашения приведен в п. 2 приложения к ответу Образец внесения изменений в трудовую книжку приведен в подборке материалов Системы.
Подробности в материалах Системы Кадры: Изменение фамилии: в каких отразить документах? Ситуация, когда работник просит вас внести изменения в кадровые документы, встречается на практике довольно часто. Очень важно сделать это быстро и правильно. В каких случаях меняется фамилия и иные сведения о работнике? Какими документами подтверждаются изменения? Что и как нужно исправить, какие бумаги оформить? В нашей стране любые изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т.

Документы необходимые в личное дело при смене фамилии

Форма АДВ-2 Код по ОКУД │ │ └─────────────┘ Заявление об обмене страхового свидетельства Заполняется застрахованным лицом печатными буквами ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 087-102-567 89 │ │Страховой номер │ │Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве │ │ Астахова │ │Фамилия │ │ Светлана │ │Имя │ │ Сергеевна │ │Отчество │ │Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) │ │ Рычкова │ │Фамилия │ │Имя │ │Отчество │ │ ж │ │Пол (м/ж) │ │ 20 мая 1980 │ │Дата рождения » » года │ │Место рождения: │ │ Орехово-Зуево │ │ город (село, дер., …) │ │ район │ │ область Московская │ │ (край, респ., …) │ │ Российская Федерация │ │ страна │ │ Российская Федерация │ │Гражданство │ │Адрес постоянного места жительства │ │ 172600 Москва │ │Адрес индекс адрес │ │ Комсомольский проспект д. 10 кв.

Как оформить кадровые документы при изменении личных данных работника

Её сумма составляет 1 600 рублей (пункт 4, части 1 статьи 333.26 Налогового Кодекса РФ). Примечание. При вступлении в брак оплата госпошлины на смену девичьей фамилии не требуется. Дополнительно подавать заявление не нужно. Персональные данные изменяются автоматически в день свадьбы.
Могут ли отказать Закон не содержит оснований для отказа в смене фамилии. Гражданин может изменить ее по своему желанию. Но в заявлении всегда указывается причина, побудившая поменять свои персональные данные. При этом законодательно она не влияет на возможность их смены.

Сотрудники Загса в любом случае обязаны принять документ для рассмотрения. В случае отказа государственный орган должен обосновать свое решение. Для того чтобы его обжаловать, необходимо написать претензию на имя руководителя учреждения.

При нерешенной проблеме предусмотрена возможность обращения в суд.

Как оформить документы при смене фамилии?

При необходимости гражданин может обратиться в банк с заявлением о перевыпуске карты Загранпаспорт Закон не предусматривает срока для замены заграничного паспорта. Но при пересечении границы РФ сделать это нужно обязательно Водительское удостоверение Документ с прежней фамилией считается недействительным Документы, не требующие замены (переоформляются по желанию):

  • ИНН,
  • документ об образовании (диплом, аттестат),
  • свидетельство о праве собственности и другие.

Подробная информация о смене фамилии в видео: Итог. Причины изменения персональных данных могут быть разными.
Текст нотариально удостоверяемой сделки должен быть написан ясно и четко, относящиеся к содержанию документа числа и сроки обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц — без сокращений, с указанием адресов их органов. Фамилии, имена и отчества граждан, адрес их места жительства должны быть написаны полностью.В приказе приводятся личные данные до их изменения, личные данные после изменения, перечисляются подтверждающие документы и документы, в которые работник кадровой службы должен внести изменения (образец). Трудовая книжка. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве производится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя запись и вносится новая.

Как поменять паспорт при смене фамилии по собственному желанию

  • Журнал: Кадровое дело, №6, 2008 год
  • Формы документов:
  1. Формы документов: пример доп. соглашения о внесении исправлений в трудовой договор:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475 г. Москва 25.08.2010 Закрытое акционерное общество «Производственная фирма «Мастер»» (ЗАО «ПФ»Мастер»»), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора ЛьвоваАлександра Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Зайцева Виктория Николаевна, именуемый в дальнейшем «Работник», с другойстороны, договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г.


№ 475 (далее — Трудовойдоговор) следующие изменения: 1. В связи со сменой фамилии работника в связи с регистрацией брака (Свидетельство о браке серия № выдано « » ) изменить в преамбуле трудового договорафамилию «Иванова» на «Зайцева». 2.

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Эмансипация применяется с шестнадцатилетнего возраста и возможна в трех случаях, при которых подросток:

  1. Занимается предпринимательской деятельностью.
  2. Работает по трудовому договору.
  3. Вступает в брак.

Куда обращаться Для того чтобы поменять фамилию, необходимо обратиться в органы Загса:

  • по месту жительства,
  • по месту регистрации.

Примечание. Для того чтобы заявление было рассмотрено в короткие сроки, необходимо обращаться по месту прописки.

  1. Подготовить документы.
  2. Оплатить государственную пошлину.
  3. Обратиться в Загс и написать заявление по форме №15.


  • http://assistentus.ru/forma/prikaz-o-smene-familii-v-svyazi-s-vstupleniem-v-brak/
  • http://yuridicheskaya-praktika.ru/dokumenty-neobhodimye-v-lichnoe-delo-pri-smene-familii/
  • http://isp-nalog.ru/dokumenty-neobhodimye-v-lichnoe-delo-pri-smene-familii/