Вопросы к Юристу

Вкладыш в трудовую книжку бланк строгой отчетности

Архивные сроки Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • трудовые книжки, которые не были востребованы, – 75 лет,
  • документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним – 3 года,
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 75 лет,
  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – 5 лет.

Полистать демо-версию печатного журнала на Электронная подписка за 8400 руб.

Бланки трудовой книжки и вкладыш в нее: оформление, учет, списание

НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242). Административная ответственность Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.,
  • на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток,
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Трудовые книжки: бланки, покупка, учет, хранение

  • Номенклатура – вид приобретаемых бланков строгой отчетности (далее — БСО),
  • Количество,
  • Сумма,
  • КПС – вид КРБ,
  • Вид затрат – к счету 0 109 80 000.

Рис. 2 1.3. Для корректного формирования бухгалтерской записи документа на закладке Бухгалтерская операция выбирается Типовая операция – Накладные, общехозяйственные расходы и издержки обращения. Здесь также указываются:

  • КФО,
  • Счет дебета – для счета 0 109 80 000.

В целях автоматического формирования бухгалтерской записи по принятию денежного обязательства на сумму данного документа ставится флаг Принять денежное обязательство и указывается Раздел л/с учреждения.

Бланки трудовых книжек

Новые трудовые книжки получили несколько степеней защиты, в их числе специальная бумага с водяным знаком, специальная прошивка и проявляющаяся в ультрафиолетовом свете надпись «Трудовая книжка», призванная исключить возможность подделки и замены листов и вкладышей. Также все бланки книжек и вкладышей имеют учетные порядковые номера. Работники, имеющие старые образцы трудовых книжек, имеют право продолжать ими пользоваться – обязательная замена старых бланков не предусмотрена законом.

Трудовая книжка: что нужно знать бухгалтеру

В статье на примере фирмы ООО «Селена» автор расскажет о порядке оформления трудовой книжки для работника, поступающего на работу впервые, а также о том, на основании каких документов и как работодатель должен вести учет трудовых книжек и производить списание испорченных бланков трудовых книжек (вкладышей в трудовую книжку). Обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Бланки трудовой книжки и бланки вкладышей в трудовые книжки являются документами строгой отчетности.


Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка (бланк)

  • вместе с трудовой книжкой на каждого сотрудника должна быть заведена личная карточка, в которой дублируется информация из трудовой книжки>
  • бланки трудовых книжек заполняются на русском языке, при необходимости записи могут дублироваться языком, официально утвержденным как второй государственный в республике в составе Российской Федерации>
  • трудовая книжка заполняется записями со сведениями о работнике, выполняемых им работах, квалификационном уровне работника, переводах на другие постоянные работы, увольнениях и награждениях за успехи в выполняемых работах>
  • все записи вносятся исключительно на основании соответствующих приказов и распоряжений, о чем вносится отметка в записи.

В Правилах предусмотрено, что трудовая книжка работника, принятого на свое первое рабочее место, должна быть заполнена в течение недели с даты его приема и в его присутствии.

Вход на сайт

Д-т 10, субсчет «Бланки строгой отчетности», – К-т 60– оприходованы бланки трудовых книжек в составе материалов, Д-т 18 – К-т 60– отражена сумма НДС по полученным трудовым книжкам, Д-т 68 – К-т 18– сумма НДС принята к вычету (при соблюдении условий, установленных законодательством), 2) при выдаче трудовых книжек: – в 2011 г.: Д-т 91 – К-т 10– отражено списание трудовых книжек, Д-т 91 – К-т 68– начислен НДС по ставке 20 %, Д-т 73 – К-т 91– отражена стоимость трудовых книжек, возмещаемая работниками (сумма с НДС), – в 2012 г.: Д-т 90, субсчет 8 «Прочие расходы по текущей деятельности», – К-т 10– отражено списание трудовых книжек, Д-т 90, субсчет 8 «Прочие расходы по текущей деятельности», – К-т 68– начислен НДС по ставке 20 %, Д-т 73 – К-т 90, субсчет 7 «Прочие доходы по текущей деятельности»– отражена стоимость трудовых книжек, возмещаемая работниками (сумма с НДС).

  • «Инструкция по заполнению трудовых книжек» Приложение №1 К Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69
  • Приказ О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
  • Отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  • Заявка на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
  • Акт на списание испорченных бланков трудовой книжки
  • Акт приема-передачи бланков строгой отчетности
  • Доверенность на получение бланков строгой отчетности
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
  • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Полезная информация: Нас часто спрашивают: «Почему вы не продаете трудовые книжки физическим лицам, ведь их можно сейчас купить в любом ларьке?» «Трудовые книжки являются бланками строгой отчетности.

Бланки трудовой книжки являются бланками строгой отчетности

Назначаем ответственное лицо По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил). При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п.
45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер. Пример 1 Приказ о назначении уполномоченного лица, отвечающего за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек СвернутьПоказать Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см.
Пример 2).

В трудовой книжке отмечаются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения), а также информация об образовании, профессии и специальности принятого на работу. Все данные вносятся на основании соответствующих подтверждающих документов (паспорт, диплом и т.д.). В процессе ведения трудовой книжки могут вноситься другие записи, такие как:

  • повышение уровня квалификации сотрудника>
  • присвоение наград и поощрений за успехи в работе>
  • перевод на новое место работы>
  • повышения или понижения в должности>
  • увольнение>
  • исправление ошибок или неточностей.

Все записи в трудовую книжку заносятся в недельный срок со дня утверждения соответствующего приказа или распоряжения администрацией предприятия.

При увольнении с работы и получении на руки трудовой книжки работник должен подтвердить этот факт своей подписью в личной карточке. Также запись о выдаче отмечается в книге учета движения трудовых книжек и подтверждается подписью сотрудника, получившего документ на руки. Ежемесячно ответственный сотрудник отдела кадров должен сдавать в бухгалтерию отчет о фактическом количестве бланков трудовых книжек, их расходе за отчетный период и сумме, вырученной за оказание услуг оформления (п.

42 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках»). Согласно п. 41 Постановления Правительства, все листы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязательно должны быть прошнурованы, заверены печатью предприятия и подписью руководителя, пронумерованы, а также опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Вкладыш в трудовую книжку это бланк строгой отчетности

  • По трудовому договору без трудовой книжки
  • Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества
  • Запись в трудовой книжке «Запись недействительна»: образец

Хранение бланков трудовых книжек Поскольку бланки ТК и вкладышей являются документами строгой отчетности, то и хранение у них должно быть соответствующее. Помимо оформления различной документации, связанной с хранением и учетом, необходимо обеспечить и фактическую их сохранность.

Бухгалтерский учет трудовых книжек в 2018 году

Важен результат – бланк трудовой книжки или вкладыша в трудовую книжку непригоден к использованию по своему назначению. Порядок списания: Статус рассматриваемых бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку обязывает создавать для их уничтожения специальную комиссию, которая подтвердит правомерность списания бланков и факт их уничтожения.

Законодательство не предусматривает конкретного перечня должностных лиц, участвующих при подобном списании, следовательно, организация или предприниматель вправе назначить участников такой комиссии самостоятельно, основываясь либо на собственных локальных актах, либо (при их отсутствии) на приказе руководителя или иного уполномоченного должностного лица. Указанная комиссия проводит инвентаризацию бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку, подлежащих уничтожению, а также присутствует при самой процедуре уничтожения.

Как организовать учет бланков трудовых книжек? (зернова и.)

Учет трудовых книжек и вкладышей В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 7) регистрируются как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу. В дальнейшем при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге (п.
41 Правил). Пример 7 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них СвернутьПоказать К сведению СвернутьПоказать Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Вкладыш в трудовую книжку бланк строгой отчетности

Однако правила, обязывающего работодателя применять именно специализированную технику, не существует. Следовательно, бланк может быть уничтожен различными способами:

  • аппаратом для уничтожения документов путем их измельчения (так называемым шредером),
  • разрезан на несколько частей ножницами вручную,
  • сожжен,
  • при помощи специализированной архивной организации, предоставляющей услуги по уничтожению документов.

Проводки по списанию трудовых книжек Соблюдение процедуры списания и уничтожения испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку включает в себя не только мероприятия по их фактическому уничтожению, но и обязательное отражение соответствующих операций в бухгалтерском учете организации. Рассматривая порядок отражения таких операций в бухгалтерском учете, прежде всего отмечаем, что законом он четко не урегулирован.
Наличные денежные средства сданы для зачисления на лицевой счет учреждения, открытого в ОФК, и затем перечислены в доход бюджета. Эти операции будут отражены в бухгалтерском учете следующим образом: Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб. Начислен доход от оказания платных услуг по оформлению трудовой книжки сотруднику учреждения 1 205 31 560 1 401 10 130 150 Поступили наличные денежные средства в кассу учреждения 1 20 134 510 1 205 31 660 150 Сданы наличные денежные средства для зачисления на лицевой счет учреждения, открытый в ОФК 1 210 03 560 1 201 34 660 150 1 304 05 226 1 210 03 660 Отражены расчеты с администратором кассовых поступлений на основании извещения (ф. 0504805) 1 304 04 130 1 303 05 730 150 Перечислены средства в доход бюджета 1 303 05 830 1 304 05 226 150 Пример 2.

Что делать, если некуда продолжать делать записи «сведения о работе»?

В этом случае запрещается производить следующие операции для устранения проблемы отсутствия строк для записей:

  • продолжать делать записи в строках «сведения о награждениях», исправив при этом слово «награждения» на «работе»>
  • вставлять или вклеивать чистые листы в трудовую книжку>
  • использовать чистые листы из незаполненной трудовой книжки.

Если возникает ситуация подобного рода, на помощь придет именно вкладыш. Но его оформление должно производиться в строго определенном порядке. Независимо от того, какой именно раздел в трудовой книжке закончился, его необходимо дополнить исключительно вкладышем, форма которого утверждена в Правилах ведения и хранения трудовой книжки.

При заполнении документа необходимо руководствоваться Инструкцией заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Производить подобного рода действия с трудовыми книжками имеет право только работодатель по месту работы гражданина РФ в данный момент или уполномоченное им лицо (чаще всего это работники отдела кадров). Профессиональный кадровик всегда в курсе, как это правильно сделать.

Так что на вопрос, являются ли вкладыши в трудовую книжку бланками строгой отчетности, можно ответить положительно. Все действия, производимые с данным документом, должны выполняться только в определенном законодательством порядке.

Правила заполнения вкладышей к трудовым книжкам

Существуют строго определенные законодательством правила, в соответствии с которыми производится заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним. Ниже рассмотрим некоторые из них.

  1. Титульный лист вкладыша заполняется при наличии документов, удостоверяющих личность работника, а также документов об образовании.
  2. Заполнив титульный лист вкладыша и произведя необходимую запись в нем, на титульном листе в трудовой книжке делают запись о том, что выдан дополнительный вкладыш и указывается его серия и номер. Вместо записи можно ставить штамп специального образца, но при этом также обязательно пишется вручную его серия и номер.
  3. После того как заполнен вкладыш и произведена запись на титульном листе трудовой книжки, данный вкладыш подшивается в конце книжки к обложке. В каждой трудовой книжке может быть неограниченное число вкладышей. При этом сам вкладыш или вкладыши без наличия трудовой книжки недействительны.
  4. Нумерация во вкладыше продолжается в соответствии с записями в трудовой книжке.
  5. Перечеркивания в трудовой книжке или во вкладыше не допускаются.
  6. Внесение изменений во вкладыше производится в порядке определенном законодательством, делается это только после того как неправильная запись признана таковой в официальном порядке. Неправильную запись исправляет работодатель, который ее допустил, или же работодатель по месту работы, но это осуществляется только при наличии официального документа от прежнего работодателя.

Внешний вид вкладыша к трудовой книжке

Бланк вкладыша к трудовой книжке имеет формат 88*125 мм, обложка его выполнена из картона. Внутри есть 46 страниц для записей, также имеются элементы защиты вкладыша от подделок.

Во вкладыше имеются строки для заполнения сведений о работе и о награждениях также.

Хранятся обычно вкладыши с трудовыми книжками в специальных лотках, который вмещает в себя примерно 70 трудовых книжек. Размер такого лотка составляет примерно 177*360*140 мм.

Ошибки в трудовых книжках и вкладышах к ним

Бывают такие ситуации, когда вкладыш заполнен, запись на титульном листе произведена, но внезапно обнаруживается ошибка. Что же делать в данном случае?

Испорченный вкладыш подлежит уничтожению, но делать это также необходимо в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Тогда на титульном листе трудовой книжки ставится новый штамп и заполняется новый вкладыш. Испорченный вкладыш уничтожается по акту и делается соответствующая запись в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Запись в данной книге является неопровержимым доказательством осуществления данного действия.

При оформлении вкладыша в трудовую книжку с работника берется плата в размере затрат на ее приобретение. Если же случается так, что бланк испорчен, то плата за него берется, но расходы ложатся на работодателя.

Так как вкладыш к трудовой книжке – это бланк строгой отчетности, то вести его необходимо со всей ответственностью и вниманием, чтобы не возникало дополнительных проблем у работника и работодателя.

Иногда работники отдела кадров могут не заметить, что графа «сведения о работе» уже закончилась, и они продолжают делать записи в графе «сведения о награждениях». Это действие незаконно. При его выявлении необходимо признать запись в графе «сведения о награждениях» недействительной в строго определенном порядке, затем оформляется вкладыш в трудовую книжку в определенном порядке, который предусмотрен законодательством.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Чтобы на предприятии учитывалось движение трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно ведение книги специального образца. Для нее существуют строго определенные сроки хранения, которые приблизительно составляют около 75 лет.

Какие же записи производятся в книге? Этот журнал хранит в себе всю информацию о поступающих на предприятие трудовых книжках. Вкладыши отдельно не регистрируются, однако если выдается вкладыш, то в книге учета обязательно делается запись об этом.

Книга данного типа ведется до тех пор, пока в ней не закончатся страницы. Тогда она сдается в архив и выдается новая, в которой все записи продолжаются.

В книгу учета вносятся следующие записи о трудовых книжках:

  • Записываются трудовые книжки, которые только поступили в кадровый отдел при поступлении нового работника на предприятие.
  • Трудовые книжки, которые выдаются работнику первый раз в жизни при первом поступлении на работу.
  • Вкладыши в трудовую книжку, которые выдаются работникам именно на данном предприятии. Те вкладыши, которые уже имеются в трудовой книжке работника, не учитываются, записывается информация только о трудовой книжке, вся остальная информация уже содержится в ней.

Работа с трудовой книжкой работника начинается только после того, как новый работник оформлен на данном предприятии. Все правила ведения и заполнения вкладышей трудовых книжек такие же, как и для самой трудовой книжки. Титульный лист заполняется только при наличии документов, подтверждающих личность работника и документов об образовании.

В случае увольнения работника с предприятия для подтверждения всех записей, произведенных в данной трудовой книжке, работодатель ставит свою подпись и печать организации, после чего ставится подпись работника.

Трудовая книжка со всеми вкладышами выдается работнику в последний день его работы на данном предприятии. Также производится окончательный расчет с работником.

Выписки из трудовых книжек и вкладышей

Иногда работник приходит в отдел кадров с просьбой выдать ему трудовую книжку на руки на определенный срок. Но в соответствии с законодательством, трудовая книжка выдается на руки работнику исключительно в случае его увольнения с данного предприятия. Как же поступить в подобном случае? Если возникает ситуация подобного рода, то можно сделать выписку из трудовой книжки. Это обязанность работника отдела кадров.

Тогда делается копия трудовой книжки, и каждая страница заверяется печатью и подписью кадровика, также делается запись «с оригиналом сверено». На титульном листе делается надпись «Выписка».


  • http://sovetnik36.ru/blanki-trudovoj-knizhki-yavlyayutsya-blan/
  • http://advokat-na-donu.ru/vkladysh-v-trudovuyu-knizhku-blank-strogoj-otchetnosti/
  • http://hr-portal.ru/article/yavlyaetsya-li-vkladysh-k-trudovoy-knizhke-rabotnika-blankom-strogoy-otchetnosti