Вопросы к Юристу

Табель учета рабочего времени на 2019 год: скачать чистый бланк в excel

Любые предприятия, использующие труд наемного персонала, должны учитывать отработанное сотрудниками время. На этом основании бухгалтерия рассчитывает положенную им зарплату и пособия. Отработанное время отражается в специальном документе – табеле учета рабочего времени. Расскажем, какие существуют нюансы относительно его ведения и как правильно его заполнять.

Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

  • вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник,
  • его продолжительность (в часах и днях).

  • отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени,
  • контроль персонала,
  • адекватное начисление зарплат и некоторых льгот,
  • доказательство при соответствующих трудовых спорах,
  • расчет переработки,
  • основание правомерности увольнения вследствие прогула,
  • налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы,
  • основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Важно! Работодателю, не озаботившемуся учетом рабочего времени или ведущему табель с нарушениями, грозят санкции со стороны органов контроля. Директор может быть оштрафован на 1000 – 5000 руб., а организациям могут выписать штраф на сумму до 50 тыс. руб. (ст. 52.7 КоАП РФ).

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

  • дневное,
  • ночное,
  • в выходные и праздничные дни,
  • сверхурочное,
  • вахта,
  • командировка,
  • повышение квалификации вне производства,
  • оплачиваемые отпуска,
  • больничные,
  • вынужденный прогул,
  • забастовка,
  • простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

  1. Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
  2. В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
  3. Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
  4. Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
  5. При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
  6. Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

  • предъявление электронных пропусков-карточек,
  • считывание отпечатков пальцев,
  • сканирование сетчатки глаза,
  • видеофиксация с помощью камер и др.

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – трудовых договорах с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.

Как часто и кто заполняет табель

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

  • отдела кадров,
  • бухгалтерии,
  • начальник структурного подразделения,
  • директор,
  • любое лицо, назначенное приказом руководства.

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.

После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно в Excel бланк:

Табель учета рабочего времени на 2018 год скачать бесплатно в Word бланк:

Образец заполнения табеля формы Т-12 в формате Excel Скачать бесплатно.

Образец табеля учета рабочего времени формы Т-13 на 2018 год скачать бесплатно в Pdf.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

  • форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля),
  • форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Как заполняется табель по форме Т-13

С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.

Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:

  • полное наименование фирмы,
  • код по ОКПО,
  • название структурного подразделения (если их в организации несколько).

Далее начинается заполнение каждой графы.

Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:

  • графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства,
  • графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации,
  • 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.

Далее графы отражают количество часов и дней, отработанных по факту.

Внимание! Надо принять решение, как вносить информацию в табель: сплошной фиксацией как наличия, так и отсутствия на рабочем месте либо отмечать только отклонения от графика.

Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.

Они заполняются следующим образом:

  • графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней),
  • графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца,
  • графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц,
  • графа 7 содержит шифр оплаты труда,
  • графа 8 – код бухгалтерского учета,
  • графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке),
  • графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу,
  • графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.

Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.

Статьи по теме

Табель учета рабочего времени на 2019 год - это документ на основании которого начисляют заработную плату персоналу. Он потребуется каждому работодателю. В статье - чистый бланк документа, который можно скачать в формате excel. Кроме того, здесь вы найдете сервис, который заполняет документ онлайн.

Cкачать бесплатно табель учета рабочего времени в excel:

Программа "БухСофт" позволяет формировать документ в режиме онлайн при любом режиме работы организации или ИП. Вы можете установить сотрудникам индивидуальный график и документ будет заполнен автоматически. Его вы можете сохранить в электронном виде или распечатать. Попробуйте бесплатно:

Функции табеля учета использования рабочего времени

Любому работодателю важно знать, на что потратил рабочее время тот или иной сотрудник. Какое именно время считать рабочим, каждая фирма или предприниматель решают сами. Свое решение они закрепляют в локальных документах. Чаще всего – в правилах внутреннего трудового распорядка и в трудовых договорах.

Фрагмент Правил может выглядеть так:

«5.1. Длительность рабочего времени в организации - 40 часов в неделю.
5.2. При приеме на работу сокращенная длительность рабочего времени распространяется на: …
5.3. Неполное рабочее время вводится по договоренности между работодателем и сотрудником, а также в обязательном порядке - по просьбе следующих сотрудников: …
5.4. Максимальная длительность ежедневной работы ограничена для: …
5.5. Для всех сотрудников длительность рабочего дня, предшествующего праздничному, сокращается на час.
5.6. Работодатель привлекает сотрудника к сверхурочной работе, если: …»

Вести подсчет рабочего времени нужно, чтобы контролировать соблюдение его лимита. По трудовому законодательству длительность работы человека в неделю должна быть в пределах 40 астрономических часов. Поэтому подсчет времени ведут в отношении каждого лица отдельно. Способы исчисления рабочего времени см. в таблице 1.

Таблица 1. Способы учета рабочего времени

Кто обязан заполнять пустой бланк табеля учета рабочего времени?

Ведет табель сотрудник, которого назначает своим приказом руководитель. Как правило, это специалист кадрового отдела. Но на крупных предприятиях информацию для составления табеля могут подавать руководители структурных подразделений. В маленьких фирмах и у предпринимателей обязанность вести кадровые документы могут возложить на любого сотрудника, как правило – на бухгалтера.

Вы можете воспользоваться программой БухСофт. Она составит табель автоматически и выведет его на печать. Попробуйте бесплатно

Формы табеля учета рабочего времени в 2019 году

Фирмы и предприниматели имеют два варианта использования кадровой документации:

  1. Применять унифицированные формы.
  2. Создать и утвердить свои собственные. При таком варианте важно включить в них все обязательные реквизиты, предусмотренные законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и утвержденные в качестве элемента учетной политики.

В части подсчета рабочего времени можно:

  1. Применять собственную форму табеля учета рабочего времени на 2019 год с необходимыми реквизитами, которую утвердил директор компании или ИП.
  2. Использовать унифицированные бланки табеля по формам Т-12 или Т-13 после утверждения соответствующего приказа руководителя. Фирма вправе выбрать любую из этих форм. Ограничений законодательство не содержит. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.


  • http://buhproffi.ru/dokumenty/tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html
  • http://www.buhsoft.ru/article/1162-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-2019